Skip to main content

Otevírání a zavírání směn

1. Přehled — co je směna

Směna je časové období, během kterého pokladna eviduje tržby jednoho pracovníka nebo týmu. Správné otevírání a zavírání směn je klíčové pro:

  • Kontrolu hotovosti — vede k odhalení rozdílů mezi očekávanou a skutečnou částkou.
  • Daňovou evidenci — EET a fiskalizace vyžadují uzavření každé směny.
  • Reporting — Z report (denní uzávěrka) shrnuje tržby za směnu.

Stav směny v systému

Stav Popis
Směna je otevřená Pokladna je aktivní, lze evidovat tržby, vklady a výběry.
Směna je zavřená Pokladna je uzamčena pro nové transakce. Nelze evidovat tržby bez otevření nové směny.

2. Nabídka Pokladna

Hlavní menu pokladny najdete pod tlačítkem „Pokladna" v hlavním menu aplikace. Nabídka se mění podle toho, zda je směna otevřená nebo zavřená.

Je-li směna zavřená

Zobrazí se tlačítko:

Tlačítko Funkce
Otevřít pokladnu Zahájí novou směnu a umožní zadat počáteční stav hotovosti.

Je-li směna otevřená

Zobrazí se celá nabídka:

Tlačítko Funkce
Vklad Vložení hotovosti do pokladny (např. při doplňování mince).
Výběr Vybrání hotovosti z pokladny (např. odvod tržeb).
Zavřít pokladnu Uzavření směny a vygenerování Z reportu.
Vyrovnání terminálu Vyrovnání platebního terminálu (kartu, Sonet, GP TOM, Ashburn apod.). Zobrazuje se pouze je-li terminál nakonfigurován.
X Report Průběžný denní výpis bez uzavření směny. Zobrazuje se pouze u některých fiskálních režimů).
Otevřít zásuvku Mechanické otevření pokladní zásuvky.

3. Otevření směny

Krok za krokem

  1. V hlavním menu klepněte na „Pokladna".
  2. Klepněte na „Otevřít pokladnu".
  3. Zadejte počáteční stav — částku hotovosti, která je aktuálně v pokladně (mince a bankovky dohromady).
    • Důležité: Zadejte pouze částku, která ve skutečnosti leží v pokladně.
    • Klepnutím na „Předchozí zůstatek" se vyplní koncový stav z předchozí směny — použijte pouze jako informativní údaj, nikoliv automaticky!
    • Pole „Poznámka" umožňuje zadat libovolnou poznámku (např. „dopolední směna").
  4. Je-li ve Vašem zařízení povolena alternativní měna, zvolte měnu (Kč nebo EUR).
  5. Zaškrtávátko „Resetovat čísla účtenek" — je-li aktivní, začnou čísla účtenek od 1. Lze ponechat výchozí nastavení.
  6. Klepněte na tlačítko Uložit (disketa) v horní liště.

⚠️ Pozor na automatické přenesení zůstatku

Chyba, které se vyvarujte:

Mnoho uživatelů chybně používá tlačítko „Předchozí zůstatek" a nechá počáteční stav automaticky přenést z předchozí směny. To způsobuje kumulaci tržeb — systém pak počítá s penězi, které ve skutečnosti v pokladně nejsou.

Proč je to špatně:

Předchozí koncový stav = kolik hotovosti bylo fyzicky v pokladně při zavření. Pokud jste odvedli tržbu do banky nebo jinam, tato hotovost v pokladně již není.

Správný postup při otevření směny:

  1. Zkontrolujte, kolik hotovosti je skutečně v pokladně.
  2. Pokud jste předešlý den uzavřeli směnu s koncovým stavem např. 5 000 Kč a tržbu 3 000 Kč jste odvedli do banky, v pokladně je reálně pouze 2 000 Kč (zbytek z předchozího dne).
  3. Zadejte tedy počáteční stav 2 000 Kč, ne 5 000 Kč.

Důležité poznámky k otevření

  • Počáteční stav — zadejte skutečnou částku, která je v pokladně. Nesprávný počáteční stav způsobí chybný výpočet rozdílu při závěru směny.
  • Bez hotovosti — lze otevřít směnu s nulovým počátečním stavem (např. pouze bezhotovostní provoz).
  • Opakované otevření — nelze otevřít novou směnu, pokud je stávající směna stále otevřená. Nejdříve ji uzavřete.

4. Vklad hotovosti (Cash In)

Vklad slouží k přidání peněz do pokladny během směny — například při doplňování mince, přijetí platby v hotovosti mimo evidenci, nebo nákupu zboží za hotovost.

Krok za krokem

  1. V nabídce Pokladna klepněte na „Vklad".
  2. Zadejte částku k vložení.
  3. (Volitelně) Zadejte poznámku (např. „doplnění 200 Kč").
  4. Je-li povolena alternativní měna, zvolte měnu.
  5. Klepněte na Uložit.

Důležité poznámky

  • Vklad zvyšuje stav hotovosti v pokladně.
  • Vklad nelze zrušit nebo změnit zpětně — buďte opatrní při zadávání částky.

5. Výběr hotovosti (Cash Out)

Výběr slouží k odebrání peněz z pokladny — například při odvodu tržeb, výplatě zaměstnanci nebo při převzetí hotovosti do banky.

Krok za krokem

  1. V nabídce Pokladna klepněte na „Výběr".
  2. Zadejte částku k vybrání.
  3. (Volitelně) Zadejte poznámku (např. „odvod tržeb bance").
  4. Klepněte na Uložit.

6. Zavření směny

Zavření směny je nejdůležitější operace z hlediska kontroly hotovosti. Systém při zavření:

  1. Spočítá všechny transakce během směny.
  2. Odečte vklady a výběry.
  3. Porovná očekávaný stav se zadaným koncovým stavem.
  4. Vytiskne Z report (denní uzávěrku).
  5. Uzavře směnu a resetuje stav pokladny.

Krok za krokem

  1. V nabídce Pokladna klepněte na „Zavřít pokladnu".
  2. DŮLEŽITÉ — nejprve odveďte tržbu:
    • Pokud potřebujete odvést tržbu do banky nebo jinam, nejdříve proveďte výběr (viz sekce 5) a teprve poté pokračujte v zavření směny.
    • Pokud necháte hotovost v pokladně a chcete ji přenést do dalšího dne, zůstatek zůstane v pokladně.
  3. Spočítejte hotovost v pokladně — mince i bankovky.
  4. Zadejte koncový stav — celkovou částku, která je v pokladně po sečtení veškeré hotovosti.
  5. (Volitelně) Zadejte poznámku.
  6. Klepněte na Uložit.

⚠️ Co dělat s tržbou

Možnost A — Odvod tržby do banky (doporučeno):

  1. Před zavřením směny klepněte na „Výběr".
  2. Zadejte částku k odvodu (např. veškerou tržbu minus nutnou hotovost do pokladny).
  3. Klepněte na Uložit.
  4. Nyní zavřete pokladnu — systém správně započítá výběr.

Možnost B — Ponechání hotovosti v pokladně:

  • Hotovost v pokladně zůstane a bude automaticky zahrnuta do další směny jako „Předchozí zůstatek".
  • Pozor: Při příštím otevření směny nezapomeňte zadat skutečnou částku v pokladně, ne tržbu, kterou jste měli v účtenkách!

Co následuje po zavření

  • Z report — systém vytiskne denní uzávěrku (pokud je povoleno automatické tisknutí).
  • E-mail účetnímu — pokud je nakonfigurováno, Z report se odešle e-mailem (pokud je povoleno).
  • Vyrovnání terminálu — u některých fiskálních režimů (KASA PAY) se automaticky provede vyrovnání platebního terminálu.
  • Návrat do nabídky — po zavření směny se vrátíte do hlavní nabídky Pokladny s tlačítkem „Otevřít pokladnu".

Jak systém počítá očekávanou částku

Očekávaný stav = Počáteční stav + Vklady − Výběry + Tržby (v hotovosti)

Příklad správného postupu:

Krok Částka Poznámka
Počáteční stav 1 000 Kč Hotovost na začátku směny
+ Vklad (doplnění mince) 500 Kč
− Výběr (odvod tržeb) 3 000 Kč Tržba odvedena do banky
+ Tržby v hotovosti 2 500 Kč
Očekávaný stav 1 000 Kč 1000 + 500 − 3000 + 2500 = 1000

V tomto případě v pokladně zůstává 1 000 Kč (počáteční + doplněná mince − odvod + tržby).

Typické chyby při závěru

Chyba Důsledek
Neproveden výběr před zavřením Tržba se kumuluruje v hotovosti
Použití „Předchozí zůstatek" bez kontroly Nesprávný počáteční stav → rozdíl při závěru
Záměna tržby a hotovosti V pokladně je hotovost z účtenek, ne tržba

7. Rozdíl při závěru směny

⚠️ Nejčastější příčina rozdílů

Rozdíl při závěru směny téměř vždy vzniká nesprávným zadáním počátečního stavu při otevření směny. Nejpravděpodobnější příčina:

  • Při otevření směny jste použili tlačítko „Předchozí zůstatek" bez ohledu na to, kolik hotovosti ve skutečnosti v pokladně je.
  • Mezitím jste provedli výběr (odvod tržeb), ale počáteční stav stále obsahuje původní částku.

Řešení: Zkontrolujte, zda počáteční stav při otevření směny odpovídal skutečné hotovosti v pokladně.

Kladný rozdíl (přeplatek)

Znamená, že v pokladně je více hotovosti než očekávaný stav. Možné příčiny:

  • Chybně zadaný počáteční stav (zadali jste více, než byla skutečná hotovost).
  • Nevedený vklad (např. vloženo, ale nezadáno do systému).
  • Zaokrouhlení při platbách.

Záporný rozdíl (nedoplatek)

Znamená, že v pokladně chybí hotovost. Možné příčiny:

  • Chybně zadaný počáteční stav (zadali jste méně, než byla skutečná hotovost).
  • Nezadaný výběr (provedli jste výběr hotovosti, ale nezadali do systému).
  • Krádež nebo chyba při vracení.

Doporučený postup při rozdílu

  1. Zkontrolujte počáteční stav — jděte do historie a ověřte, zda byl správně zadán při otevření směny.
  2. Prověřte transakce — zkontrolujte, zda nechybí nějaký vklad nebo výběr.
  3. Zdokumentujte — zapište si datum, čas, částku rozdílu a vaše jméno.
  4. Přepište zůstatek — zadejte správnou částku a uložte.
  5. Kontaktujte nadřízeného — v případě opakovaných rozdílů nebo podezření na krádež.

8. X Report (průběžný výpis)

X Report slouží k zobrazení tržeb za aktuální směnu bez jejího uzavření. Užitečné například:

  • Ke kontrole tržeb během směny.
  • Před odepsáním hotovosti.
  • Při předání směny mezi pokladními.

X Report neuzavírá směnu ani neovlivňuje stav hotovosti.

Jak provést X Report

  1. V nabídce Pokladna klepněte na „X Report" (zobrazuje se pouze u některých fiskálních režimů).
  2. Systém vytiskne průběžný výpis.

9. Vyrovnání terminálu (Balancing)

Vyrovnání terminálu slouží k uzavření platebního dne na platebním terminálu (ne na pokladně). Toto je nutné provádět pravidelně, aby se transakce na terminálu synchronizovaly s bankou.

Podporované terminály

  • Sonet / N910 — integrovaný terminál.
  • GP TOM — terminál GP.
  • Ashburn XConnect — terminál Ashburn.
  • KasaPay ZVT — terminál KasaPay.
  • CSOB — terminál CSOB.
  • Monet — BT terminál.

Krok za krokem

  1. V nabídce Pokladna klepněte na „Vyrovnání terminálu".
  2. Počkejte, až terminál dokončí operaci.
  3. Systém zobrazí výsledek a vytiskne lístek z terminálu (pokud je povoleno).

Důležité poznámky

  • Vyrovnání terminálu provádějte na konci každé směny nebo minimálně jednou denně.
  • Před vyrovnáním se ujistěte, že jsou všechny transakce synchronizovány.
  • Některé terminály (např. Ashburn s ASPA) provádějí automatické vyrovnání při zavření směny.

10. Otevření zásuvky

Tato funkce pouze mechanicky otevře pokladní zásuvku — bez jakékoli vazby na tržbu nebo směnu. Slouží například:

  • K vložení nebo vybrání hotovosti mimo běžné workflow.
  • K otevření zásuvky bez tisku účtenky.

Krok za krokem

  1. V nabídce Pokladna klepněte na „Otevřít zásuvku".
  2. Pokladní zásuvka se otevře.

11. Odkazy na interní nastavení

Některé funkce vyžadují předchozí konfiguraci administrátorem:

Funkce Kde se povoluje
Alternativní měna (EUR) Nastavení → Měna → Povolit alternativní měnu
Automatický tisk Z reportu Nastavení → Pokladna → Automaticky tisknout Z report
Stav počítadla povinný Nastavení → Pokladna → Vyžadovat stav počítadla
E-mail účetnímu Nastavení → Účetní e-mail
Fiskální mód (EET, eKasa) Nastavení → Fiskalizace

12. Rychlá referenční karta

Co chcete udělat Kde Jak
Otevřít směnu Pokladna Otevřít pokladnu → Zadat SKUTEČNOU hotovost v pokladně → Uložit
Přidat hotovost do pokladny Pokladna Vklad → Zadat částku → Uložit
Vybrat hotovost z pokladny Pokladna Výběr → Zadat částku → Uložit
Odvést tržbu do banky Pokladna NEJDŘÍVE Výběr → zadat částku → Uložit → POTÉ Zavřít pokladnu
Zavřít směnu Pokladna Zavřít pokladnu → Spočítat hotovost → Zadat koncový stav → Uložit
Zobrazit tržby bez zavření směny Pokladna X Report (pokud je k dispozici)
Vyrovnat platební terminál Pokladna Vyrovnání terminálu
Otevřít zásuvku bez transakce Pokladna Otevřít zásuvku

⚠️ Zapamatujte si

Počáteční stav ≠ Tržba

  • Počáteční stav = kolik Kč fyzicky leží v pokladně
  • Tržba = součet účtenek za směnu (za hotovost)

Chcete-li odvést tržbu:

  1. Proveďte Výběr před zavřením směny
  2. Zbytek hotovosti nechte v pokladně jako počáteční stav další směny

rugyCP6P8d0QhRAN-otevreni-pokladny.gif

screenshot_1579886492.png

Back to top