Otevírání a zavírání směn 1. Přehled — co je směna Směna je časové období, během kterého pokladna eviduje tržby jednoho pracovníka nebo týmu. Správné otevírání a zavírání směn je klíčové pro: Kontrolu hotovosti — vede k odhalení rozdílů mezi očekávanou a skutečnou částkou. Daňovou evidenci — EET a fiskalizace vyžadují uzavření každé směny. Reporting — Z report (denní uzávěrka) shrnuje tržby za směnu. Stav směny v systému Stav Popis Směna je otevřená Pokladna je aktivní, lze evidovat tržby, vklady a výběry. Směna je zavřená Pokladna je uzamčena pro nové transakce. Nelze evidovat tržby bez otevření nové směny. 2. Nabídka Pokladna Hlavní menu pokladny najdete pod tlačítkem „Pokladna" v hlavním menu aplikace. Nabídka se mění podle toho, zda je směna otevřená nebo zavřená. Je-li směna zavřená Zobrazí se tlačítko: Tlačítko Funkce Otevřít pokladnu Zahájí novou směnu a umožní zadat počáteční stav hotovosti. Je-li směna otevřená Zobrazí se celá nabídka: Tlačítko Funkce Vklad Vložení hotovosti do pokladny (např. při doplňování mince). Výběr Vybrání hotovosti z pokladny (např. odvod tržeb). Zavřít pokladnu Uzavření směny a vygenerování Z reportu. Vyrovnání terminálu Vyrovnání platebního terminálu (kartu, Sonet, GP TOM, Ashburn apod.). Zobrazuje se pouze je-li terminál nakonfigurován. X Report Průběžný denní výpis bez uzavření směny. Zobrazuje se pouze u některých fiskálních režimů). Otevřít zásuvku Mechanické otevření pokladní zásuvky. 3. Otevření směny Krok za krokem V hlavním menu klepněte na „Pokladna" . Klepněte na „Otevřít pokladnu" . Zadejte počáteční stav — částku hotovosti, která je aktuálně v pokladně (mince a bankovky dohromady). Důležité: Zadejte pouze částku, která ve skutečnosti leží v pokladně. Klepnutím na „Předchozí zůstatek" se vyplní koncový stav z předchozí směny — použijte pouze jako informativní údaj, nikoliv automaticky! Pole „Poznámka" umožňuje zadat libovolnou poznámku (např. „dopolední směna"). Je-li ve Vašem zařízení povolena alternativní měna , zvolte měnu (Kč nebo EUR). Zaškrtávátko „Resetovat čísla účtenek" — je-li aktivní, začnou čísla účtenek od 1. Lze ponechat výchozí nastavení. Klepněte na tlačítko Uložit (disketa) v horní liště. ⚠️ Pozor na automatické přenesení zůstatku Chyba, které se vyvarujte: Mnoho uživatelů chybně používá tlačítko „Předchozí zůstatek" a nechá počáteční stav automaticky přenést z předchozí směny. To způsobuje kumulaci tržeb — systém pak počítá s penězi, které ve skutečnosti v pokladně nejsou. Proč je to špatně: Předchozí koncový stav = kolik hotovosti bylo fyzicky v pokladně při zavření. Pokud jste odvedli tržbu do banky nebo jinam, tato hotovost v pokladně již není. Správný postup při otevření směny: Zkontrolujte, kolik hotovosti je skutečně v pokladně. Pokud jste předešlý den uzavřeli směnu s koncovým stavem např. 5 000 Kč a tržbu 3 000 Kč jste odvedli do banky, v pokladně je reálně pouze 2 000 Kč (zbytek z předchozího dne). Zadejte tedy počáteční stav 2 000 Kč , ne 5 000 Kč. Důležité poznámky k otevření Počáteční stav — zadejte skutečnou částku, která je v pokladně. Nesprávný počáteční stav způsobí chybný výpočet rozdílu při závěru směny. Bez hotovosti — lze otevřít směnu s nulovým počátečním stavem (např. pouze bezhotovostní provoz). Opakované otevření — nelze otevřít novou směnu, pokud je stávající směna stále otevřená. Nejdříve ji uzavřete. 4. Vklad hotovosti (Cash In) Vklad slouží k přidání peněz do pokladny během směny — například při doplňování mince, přijetí platby v hotovosti mimo evidenci, nebo nákupu zboží za hotovost. Krok za krokem V nabídce Pokladna klepněte na „Vklad" . Zadejte částku k vložení. (Volitelně) Zadejte poznámku (např. „doplnění 200 Kč"). Je-li povolena alternativní měna, zvolte měnu. Klepněte na Uložit . Důležité poznámky Vklad zvyšuje stav hotovosti v pokladně. Vklad nelze zrušit nebo změnit zpětně — buďte opatrní při zadávání částky. 5. Výběr hotovosti (Cash Out) Výběr slouží k odebrání peněz z pokladny — například při odvodu tržeb, výplatě zaměstnanci nebo při převzetí hotovosti do banky. Krok za krokem V nabídce Pokladna klepněte na „Výběr" . Zadejte částku k vybrání. (Volitelně) Zadejte poznámku (např. „odvod tržeb bance"). Klepněte na Uložit . 6. Zavření směny Zavření směny je nejdůležitější operace z hlediska kontroly hotovosti. Systém při zavření: Spočítá všechny transakce během směny. Odečte vklady a výběry. Porovná očekávaný stav se zadaným koncovým stavem. Vytiskne Z report (denní uzávěrku). Uzavře směnu a resetuje stav pokladny. Krok za krokem V nabídce Pokladna klepněte na „Zavřít pokladnu" . DŮLEŽITÉ — nejprve odveďte tržbu: Pokud potřebujete odvést tržbu do banky nebo jinam, nejdříve proveďte výběr (viz sekce 5) a teprve poté pokračujte v zavření směny. Pokud necháte hotovost v pokladně a chcete ji přenést do dalšího dne, zůstatek zůstane v pokladně. Spočítejte hotovost v pokladně — mince i bankovky. Zadejte koncový stav — celkovou částku, která je v pokladně po sečtení veškeré hotovosti. (Volitelně) Zadejte poznámku. Klepněte na Uložit . ⚠️ Co dělat s tržbou Možnost A — Odvod tržby do banky (doporučeno): Před zavřením směny klepněte na „Výběr" . Zadejte částku k odvodu (např. veškerou tržbu minus nutnou hotovost do pokladny). Klepněte na Uložit . Nyní zavřete pokladnu — systém správně započítá výběr. Možnost B — Ponechání hotovosti v pokladně: Hotovost v pokladně zůstane a bude automaticky zahrnuta do další směny jako „Předchozí zůstatek". Pozor: Při příštím otevření směny nezapomeňte zadat skutečnou částku v pokladně, ne tržbu, kterou jste měli v účtenkách! Co následuje po zavření Z report — systém vytiskne denní uzávěrku (pokud je povoleno automatické tisknutí). E-mail účetnímu — pokud je nakonfigurováno, Z report se odešle e-mailem (pokud je povoleno). Vyrovnání terminálu — u některých fiskálních režimů (KASA PAY) se automaticky provede vyrovnání platebního terminálu. Návrat do nabídky — po zavření směny se vrátíte do hlavní nabídky Pokladny s tlačítkem „Otevřít pokladnu". Jak systém počítá očekávanou částku Očekávaný stav = Počáteční stav + Vklady − Výběry + Tržby (v hotovosti) Příklad správného postupu: Krok Částka Poznámka Počáteční stav 1 000 Kč Hotovost na začátku směny + Vklad (doplnění mince) 500 Kč − Výběr (odvod tržeb) 3 000 Kč Tržba odvedena do banky + Tržby v hotovosti 2 500 Kč Očekávaný stav 1 000 Kč 1000 + 500 − 3000 + 2500 = 1000 V tomto případě v pokladně zůstává 1 000 Kč (počáteční + doplněná mince − odvod + tržby). Typické chyby při závěru Chyba Důsledek Neproveden výběr před zavřením Tržba se kumuluruje v hotovosti Použití „Předchozí zůstatek" bez kontroly Nesprávný počáteční stav → rozdíl při závěru Záměna tržby a hotovosti V pokladně je hotovost z účtenek, ne tržba 7. Rozdíl při závěru směny ⚠️ Nejčastější příčina rozdílů Rozdíl při závěru směny téměř vždy vzniká nesprávným zadáním počátečního stavu při otevření směny. Nejpravděpodobnější příčina: Při otevření směny jste použili tlačítko „Předchozí zůstatek" bez ohledu na to, kolik hotovosti ve skutečnosti v pokladně je. Mezitím jste provedli výběr (odvod tržeb), ale počáteční stav stále obsahuje původní částku. Řešení: Zkontrolujte, zda počáteční stav při otevření směny odpovídal skutečné hotovosti v pokladně. Kladný rozdíl (přeplatek) Znamená, že v pokladně je více hotovosti než očekávaný stav. Možné příčiny: Chybně zadaný počáteční stav (zadali jste více, než byla skutečná hotovost). Nevedený vklad (např. vloženo, ale nezadáno do systému). Zaokrouhlení při platbách. Záporný rozdíl (nedoplatek) Znamená, že v pokladně chybí hotovost . Možné příčiny: Chybně zadaný počáteční stav (zadali jste méně, než byla skutečná hotovost). Nezadaný výběr (provedli jste výběr hotovosti, ale nezadali do systému). Krádež nebo chyba při vracení. Doporučený postup při rozdílu Zkontrolujte počáteční stav — jděte do historie a ověřte, zda byl správně zadán při otevření směny. Prověřte transakce — zkontrolujte, zda nechybí nějaký vklad nebo výběr. Zdokumentujte — zapište si datum, čas, částku rozdílu a vaše jméno. Přepište zůstatek — zadejte správnou částku a uložte. Kontaktujte nadřízeného — v případě opakovaných rozdílů nebo podezření na krádež. 8. X Report (průběžný výpis) X Report slouží k zobrazení tržeb za aktuální směnu bez jejího uzavření . Užitečné například: Ke kontrole tržeb během směny. Před odepsáním hotovosti. Při předání směny mezi pokladními. X Report neuzavírá směnu ani neovlivňuje stav hotovosti. Jak provést X Report V nabídce Pokladna klepněte na „X Report" (zobrazuje se pouze u některých fiskálních režimů). Systém vytiskne průběžný výpis. 9. Vyrovnání terminálu (Balancing) Vyrovnání terminálu slouží k uzavření platebního dne na platebním terminálu (ne na pokladně). Toto je nutné provádět pravidelně , aby se transakce na terminálu synchronizovaly s bankou. Podporované terminály Sonet / N910 — integrovaný terminál. GP TOM — terminál GP. Ashburn XConnect — terminál Ashburn. KasaPay ZVT — terminál KasaPay. CSOB — terminál CSOB. Monet — BT terminál. Krok za krokem V nabídce Pokladna klepněte na „Vyrovnání terminálu" . Počkejte, až terminál dokončí operaci. Systém zobrazí výsledek a vytiskne lístek z terminálu (pokud je povoleno). Důležité poznámky Vyrovnání terminálu provádějte na konci každé směny nebo minimálně jednou denně. Před vyrovnáním se ujistěte, že jsou všechny transakce synchronizovány. Některé terminály (např. Ashburn s ASPA) provádějí automatické vyrovnání při zavření směny. 10. Otevření zásuvky Tato funkce pouze mechanicky otevře pokladní zásuvku — bez jakékoli vazby na tržbu nebo směnu. Slouží například: K vložení nebo vybrání hotovosti mimo běžné workflow. K otevření zásuvky bez tisku účtenky. Krok za krokem V nabídce Pokladna klepněte na „Otevřít zásuvku" . Pokladní zásuvka se otevře. 11. Odkazy na interní nastavení Některé funkce vyžadují předchozí konfiguraci administrátorem: Funkce Kde se povoluje Alternativní měna (EUR) Nastavení → Měna → Povolit alternativní měnu Automatický tisk Z reportu Nastavení → Pokladna → Automaticky tisknout Z report Stav počítadla povinný Nastavení → Pokladna → Vyžadovat stav počítadla E-mail účetnímu Nastavení → Účetní e-mail Fiskální mód (EET, eKasa) Nastavení → Fiskalizace 12. Rychlá referenční karta Co chcete udělat Kde Jak Otevřít směnu Pokladna Otevřít pokladnu → Zadat SKUTEČNOU hotovost v pokladně → Uložit Přidat hotovost do pokladny Pokladna Vklad → Zadat částku → Uložit Vybrat hotovost z pokladny Pokladna Výběr → Zadat částku → Uložit Odvést tržbu do banky Pokladna NEJDŘÍVE Výběr → zadat částku → Uložit → POTÉ Zavřít pokladnu Zavřít směnu Pokladna Zavřít pokladnu → Spočítat hotovost → Zadat koncový stav → Uložit Zobrazit tržby bez zavření směny Pokladna X Report (pokud je k dispozici) Vyrovnat platební terminál Pokladna Vyrovnání terminálu Otevřít zásuvku bez transakce Pokladna Otevřít zásuvku ⚠️ Zapamatujte si Počáteční stav ≠ Tržba Počáteční stav = kolik Kč fyzicky leží v pokladně Tržba = součet účtenek za směnu (za hotovost) Chcete-li odvést tržbu: Proveďte Výběr před zavřením směny Zbytek hotovosti nechte v pokladně jako počáteční stav další směny