# Otevírání a zavírání směn
## 1. Přehled — co je směna
**Směna** je časové období, během kterého pokladna eviduje tržby jednoho pracovníka nebo týmu. Správné otevírání a zavírání směn je klíčové pro:
- **Kontrolu hotovosti** — vede k odhalení rozdílů mezi očekávanou a skutečnou částkou.
- **Daňovou evidenci** — EET a fiskalizace vyžadují uzavření každé směny.
- **Reporting** — Z report (denní uzávěrka) shrnuje tržby za směnu.
### Stav směny v systému
| Stav | Popis |
|---|---|
| **Směna je otevřená** | Pokladna je aktivní, lze evidovat tržby, vklady a výběry. |
| **Směna je zavřená** | Pokladna je uzamčena pro nové transakce. Nelze evidovat tržby bez otevření nové směny. |
---
## 2. Nabídka Pokladna
Hlavní menu pokladny najdete pod tlačítkem **„Pokladna"** v hlavním menu aplikace. Nabídka se mění podle toho, zda je směna otevřená nebo zavřená.
### Je-li směna zavřená
Zobrazí se tlačítko:
| Tlačítko | Funkce |
|---|---|
| **Otevřít pokladnu** | Zahájí novou směnu a umožní zadat počáteční stav hotovosti. |
### Je-li směna otevřená
Zobrazí se celá nabídka:
| Tlačítko | Funkce |
|---|---|
| **Vklad** | Vložení hotovosti do pokladny (např. při doplňování mince). |
| **Výběr** | Vybrání hotovosti z pokladny (např. odvod tržeb). |
| **Zavřít pokladnu** | Uzavření směny a vygenerování Z reportu. |
| **Vyrovnání terminálu** | Vyrovnání platebního terminálu (kartu, Sonet, GP TOM, Ashburn apod.). Zobrazuje se pouze je-li terminál nakonfigurován. |
| **X Report** | Průběžný denní výpis bez uzavření směny. Zobrazuje se pouze u některých fiskálních režimů). |
| **Otevřít zásuvku** | Mechanické otevření pokladní zásuvky. |
---
## 3. Otevření směny
### Krok za krokem
1. V hlavním menu klepněte na **„Pokladna"**.
2. Klepněte na **„Otevřít pokladnu"**.
3. **Zadejte počáteční stav** — částku hotovosti, která je aktuálně v pokladně (mince a bankovky dohromady).
- **Důležité:** Zadejte pouze částku, která ve skutečnosti leží v pokladně.
- Klepnutím na **„Předchozí zůstatek"** se vyplní koncový stav z předchozí směny — použijte pouze jako informativní údaj, nikoliv automaticky!
- Pole **„Poznámka"** umožňuje zadat libovolnou poznámku (např. „dopolední směna").
4. Je-li ve Vašem zařízení povolena **alternativní měna**, zvolte měnu (Kč nebo EUR).
5. Zaškrtávátko **„Resetovat čísla účtenek"** — je-li aktivní, začnou čísla účtenek od 1. Lze ponechat výchozí nastavení.
6. Klepněte na tlačítko **Uložit** (disketa) v horní liště.
### ⚠️ Pozor na automatické přenesení zůstatku
**Chyba, které se vyvarujte:**
Mnoho uživatelů chybně používá tlačítko **„Předchozí zůstatek"** a nechá počáteční stav automaticky přenést z předchozí směny. To způsobuje **kumulaci tržeb** — systém pak počítá s penězi, které ve skutečnosti v pokladně nejsou.
**Proč je to špatně:**
Předchozí koncový stav = kolik hotovosti bylo fyzicky v pokladně při zavření. Pokud jste **odvedli tržbu do banky** nebo jinam, tato hotovost v pokladně již není.
**Správný postup při otevření směny:**
1. Zkontrolujte, kolik hotovosti je skutečně v pokladně.
2. Pokud jste předešlý den uzavřeli směnu s koncovým stavem např. 5 000 Kč a tržbu 3 000 Kč jste odvedli do banky, v pokladně je reálně pouze **2 000 Kč** (zbytek z předchozího dne).
3. Zadejte tedy počáteční stav **2 000 Kč**, ne 5 000 Kč.
### Důležité poznámky k otevření
- **Počáteční stav** — zadejte skutečnou částku, která je v pokladně. Nesprávný počáteční stav způsobí chybný výpočet rozdílu při závěru směny.
- **Bez hotovosti** — lze otevřít směnu s nulovým počátečním stavem (např. pouze bezhotovostní provoz).
- **Opakované otevření** — nelze otevřít novou směnu, pokud je stávající směna stále otevřená. Nejdříve ji uzavřete.
---
## 4. Vklad hotovosti (Cash In)
Vklad slouží k přidání peněz do pokladny během směny — například při doplňování mince, přijetí platby v hotovosti mimo evidenci, nebo nákupu zboží za hotovost.
### Krok za krokem
1. V nabídce Pokladna klepněte na **„Vklad"**.
2. Zadejte částku k vložení.
3. (Volitelně) Zadejte poznámku (např. „doplnění 200 Kč").
4. Je-li povolena alternativní měna, zvolte měnu.
5. Klepněte na **Uložit**.
### Důležité poznámky
- Vklad zvyšuje stav hotovosti v pokladně.
- Vklad nelze zrušit nebo změnit zpětně — buďte opatrní při zadávání částky.
---
## 5. Výběr hotovosti (Cash Out)
Výběr slouží k odebrání peněz z pokladny — například při odvodu tržeb, výplatě zaměstnanci nebo při převzetí hotovosti do banky.
### Krok za krokem
1. V nabídce Pokladna klepněte na **„Výběr"**.
2. Zadejte částku k vybrání.
3. (Volitelně) Zadejte poznámku (např. „odvod tržeb bance").
4. Klepněte na **Uložit**.
---
## 6. Zavření směny
Zavření směny je nejdůležitější operace z hlediska kontroly hotovosti. Systém při zavření:
1. Spočítá všechny transakce během směny.
2. Odečte vklady a výběry.
3. Porovná očekávaný stav se zadaným koncovým stavem.
4. Vytiskne Z report (denní uzávěrku).
5. Uzavře směnu a resetuje stav pokladny.
### Krok za krokem
1. V nabídce Pokladna klepněte na **„Zavřít pokladnu"**.
2. **DŮLEŽITÉ — nejprve odveďte tržbu:**
- Pokud potřebujete odvést tržbu do banky nebo jinam, **nejdříve proveďte výběr** (viz sekce 5) a teprve poté pokračujte v zavření směny.
- Pokud necháte hotovost v pokladně a chcete ji přenést do dalšího dne, zůstatek zůstane v pokladně.
3. **Spočítejte hotovost** v pokladně — mince i bankovky.
4. **Zadejte koncový stav** — celkovou částku, která je v pokladně po sečtení veškeré hotovosti.
5. (Volitelně) Zadejte poznámku.
6. Klepněte na **Uložit**.
### ⚠️ Co dělat s tržbou
**Možnost A — Odvod tržby do banky (doporučeno):**
1. Před zavřením směny klepněte na **„Výběr"**.
2. Zadejte částku k odvodu (např. veškerou tržbu minus nutnou hotovost do pokladny).
3. Klepněte na **Uložit**.
4. Nyní zavřete pokladnu — systém správně započítá výběr.
**Možnost B — Ponechání hotovosti v pokladně:**
- Hotovost v pokladně zůstane a bude automaticky zahrnuta do další směny jako „Předchozí zůstatek".
- **Pozor:** Při příštím otevření směny nezapomeňte zadat skutečnou částku v pokladně, ne tržbu, kterou jste měli v účtenkách!
### Co následuje po zavření
- **Z report** — systém vytiskne denní uzávěrku (pokud je povoleno automatické tisknutí).
- **E-mail účetnímu** — pokud je nakonfigurováno, Z report se odešle e-mailem (pokud je povoleno).
- **Vyrovnání terminálu** — u některých fiskálních režimů (KASA PAY) se automaticky provede vyrovnání platebního terminálu.
- **Návrat do nabídky** — po zavření směny se vrátíte do hlavní nabídky Pokladny s tlačítkem „Otevřít pokladnu".
### Jak systém počítá očekávanou částku
```
Očekávaný stav = Počáteční stav + Vklady − Výběry + Tržby (v hotovosti)
```
**Příklad správného postupu:**
| Krok | Částka | Poznámka |
|---|---|---|
| Počáteční stav | 1 000 Kč | Hotovost na začátku směny |
| + Vklad (doplnění mince) | 500 Kč | |
| − Výběr (odvod tržeb) | 3 000 Kč | Tržba odvedena do banky |
| + Tržby v hotovosti | 2 500 Kč | |
| **Očekávaný stav** | **1 000 Kč** | 1000 + 500 − 3000 + 2500 = 1000 |
V tomto případě v pokladně zůstává 1 000 Kč (počáteční + doplněná mince − odvod + tržby).
### Typické chyby při závěru
| Chyba | Důsledek |
|---|---|
| Neproveden výběr před zavřením | Tržba se kumuluruje v hotovosti |
| Použití „Předchozí zůstatek" bez kontroly | Nesprávný počáteční stav → rozdíl při závěru |
| Záměna tržby a hotovosti | V pokladně je hotovost z účtenek, ne tržba |
---
## 7. Rozdíl při závěru směny
### ⚠️ Nejčastější příčina rozdílů
**Rozdíl při závěru směny téměř vždy vzniká nesprávným zadáním počátečního stavu při otevření směny.** Nejpravděpodobnější příčina:
- Při otevření směny jste použili tlačítko **„Předchozí zůstatek"** bez ohledu na to, kolik hotovosti ve skutečnosti v pokladně je.
- Mezitím jste provedli výběr (odvod tržeb), ale počáteční stav stále obsahuje původní částku.
**Řešení:** Zkontrolujte, zda počáteční stav při otevření směny odpovídal skutečné hotovosti v pokladně.
### Kladný rozdíl (přeplatek)
Znamená, že v pokladně je **více hotovosti** než očekávaný stav. Možné příčiny:
- Chybně zadaný počáteční stav (zadali jste více, než byla skutečná hotovost).
- Nevedený vklad (např. vloženo, ale nezadáno do systému).
- Zaokrouhlení při platbách.
### Záporný rozdíl (nedoplatek)
Znamená, že v pokladně **chybí hotovost**. Možné příčiny:
- Chybně zadaný počáteční stav (zadali jste méně, než byla skutečná hotovost).
- Nezadaný výběr (provedli jste výběr hotovosti, ale nezadali do systému).
- Krádež nebo chyba při vracení.
### Doporučený postup při rozdílu
1. **Zkontrolujte počáteční stav** — jděte do historie a ověřte, zda byl správně zadán při otevření směny.
2. **Prověřte transakce** — zkontrolujte, zda nechybí nějaký vklad nebo výběr.
3. **Zdokumentujte** — zapište si datum, čas, částku rozdílu a vaše jméno.
4. **Přepište zůstatek** — zadejte správnou částku a uložte.
5. **Kontaktujte nadřízeného** — v případě opakovaných rozdílů nebo podezření na krádež.
---
## 8. X Report (průběžný výpis)
X Report slouží k zobrazení tržeb za aktuální směnu **bez jejího uzavření**. Užitečné například:
- Ke kontrole tržeb během směny.
- Před odepsáním hotovosti.
- Při předání směny mezi pokladními.
X Report **neuzavírá** směnu ani neovlivňuje stav hotovosti.
### Jak provést X Report
1. V nabídce Pokladna klepněte na **„X Report"** (zobrazuje se pouze u některých fiskálních režimů).
2. Systém vytiskne průběžný výpis.
---
## 9. Vyrovnání terminálu (Balancing)
Vyrovnání terminálu slouží k uzavření platebního dne na platebním terminálu (ne na pokladně). Toto je **nutné provádět pravidelně**, aby se transakce na terminálu synchronizovaly s bankou.
### Podporované terminály
- **Sonet / N910** — integrovaný terminál.
- **GP TOM** — terminál GP.
- **Ashburn XConnect** — terminál Ashburn.
- **KasaPay ZVT** — terminál KasaPay.
- **CSOB** — terminál CSOB.
- **Monet** — BT terminál.
### Krok za krokem
1. V nabídce Pokladna klepněte na **„Vyrovnání terminálu"**.
2. Počkejte, až terminál dokončí operaci.
3. Systém zobrazí výsledek a vytiskne lístek z terminálu (pokud je povoleno).
### Důležité poznámky
- Vyrovnání terminálu provádějte **na konci každé směny** nebo minimálně jednou denně.
- Před vyrovnáním se ujistěte, že jsou všechny transakce synchronizovány.
- Některé terminály (např. Ashburn s ASPA) provádějí automatické vyrovnání při zavření směny.
---
## 10. Otevření zásuvky
Tato funkce pouze mechanicky otevře pokladní zásuvku — bez jakékoli vazby na tržbu nebo směnu. Slouží například:
- K vložení nebo vybrání hotovosti mimo běžné workflow.
- K otevření zásuvky bez tisku účtenky.
### Krok za krokem
1. V nabídce Pokladna klepněte na **„Otevřít zásuvku"**.
2. Pokladní zásuvka se otevře.
---
## 11. Odkazy na interní nastavení
Některé funkce vyžadují předchozí konfiguraci administrátorem:
| Funkce | Kde se povoluje |
|---|---|
| Alternativní měna (EUR) | Nastavení → Měna → Povolit alternativní měnu |
| Automatický tisk Z reportu | Nastavení → Pokladna → Automaticky tisknout Z report |
| Stav počítadla povinný | Nastavení → Pokladna → Vyžadovat stav počítadla |
| E-mail účetnímu | Nastavení → Účetní e-mail |
| Fiskální mód (EET, eKasa) | Nastavení → Fiskalizace |
---
## 12. Rychlá referenční karta
| Co chcete udělat | Kde | Jak |
|---|---|---|
| Otevřít směnu | Pokladna | Otevřít pokladnu → **Zadat SKUTEČNOU hotovost v pokladně** → Uložit |
| Přidat hotovost do pokladny | Pokladna | Vklad → Zadat částku → Uložit |
| Vybrat hotovost z pokladny | Pokladna | Výběr → Zadat částku → Uložit |
| Odvést tržbu do banky | Pokladna | **NEJDŘÍVE** Výběr → zadat částku → Uložit → **POTÉ** Zavřít pokladnu |
| Zavřít směnu | Pokladna | Zavřít pokladnu → Spočítat hotovost → Zadat koncový stav → Uložit |
| Zobrazit tržby bez zavření směny | Pokladna | X Report (pokud je k dispozici) |
| Vyrovnat platební terminál | Pokladna | Vyrovnání terminálu |
| Otevřít zásuvku bez transakce | Pokladna | Otevřít zásuvku |
### ⚠️ Zapamatujte si
**Počáteční stav ≠ Tržba**
- **Počáteční stav** = kolik Kč fyzicky leží v pokladně
- **Tržba** = součet účtenek za směnu (za hotovost)
**Chcete-li odvést tržbu:**
1. Proveďte **Výběr** před zavřením směny
2. Zbytek hotovosti nechte v pokladně jako počáteční stav další směny
