Skip to main content

Otevírání a zavírání směn

1. Přehled — co je směna

Směna je časové období, během kterého pokladna eviduje tržby jednoho pracovníka nebo týmu. Správné otevírání a zavírání směn je klíčové pro:

  • Kontrolu hotovosti — vede k odhalení rozdílů mezi očekávanou a skutečnou částkou.
  • Daňovou evidenci — EET a fiskalizace vyžadují uzavření každé směny.
  • Reporting — Z report (denní uzávěrka) shrnuje tržby za směnu.

Stav směny v systému

Stav Popis
Směna je otevřená Pokladna je aktivní, lze evidovat tržby, vklady a výběry.
Směna je zavřená Pokladna je uzamčena pro nové transakce. Nelze evidovat tržby bez otevření nové směny.

2. Nabídka Pokladna

Hlavní menu pokladny najdete pod tlačítkem „Pokladna" v hlavním menu aplikace. Nabídka se mění podle toho, zda je směna otevřená nebo zavřená.

Je-li směna zavřená

Zobrazí se tlačítko:

Tlačítko Funkce
Otevřít pokladnu Zahájí novou směnu a umožní zadat počáteční stav hotovosti.

Je-li směna otevřená

Zobrazí se celá nabídka:

Tlačítko Funkce
Vklad Vložení hotovosti do pokladny (např. při doplňování mince).
Výběr Vybrání hotovosti z pokladny (např. odvod tržeb).
Zavřít pokladnu Uzavření směny a vygenerování Z reportu.
Vyrovnání terminálu Vyrovnání platebního terminálu (kartu, Sonet, GP TOM, Ashburn apod.). Zobrazuje se pouze je-li terminál nakonfigurován.
X Report Průběžný denní výpis bez uzavření směny. Zobrazuje se pouze u některých fiskálních režimů (ASPA).
Otevřít zásuvku Mechanické otevření pokladní zásuvky.

3. Otevření směny

Krok za krokem

  1. V hlavním menu klepněte na „Pokladna".
  2. Klepněte na „Otevřít pokladnu".
  3. Zadejte počáteční stav — částku hotovosti, která je aktuálně v pokladně (mince a bankovky dohromady).
    • Důležité: Zadejte pouze částku, která ve skutečnosti leží v pokladně.
    • Klepnutím na „Předchozí zůstatek" se vyplní koncový stav z předchozí směny — použijte pouze jako informativní údaj, nikoliv automaticky!
    • Pole „Poznámka" umožňuje zadat libovolnou poznámku (např. „dopolední směna").
  4. Je-li ve Vašem zařízení povolena alternativní měna, zvolte měnu (Kč nebo EUR).
  5. Zaškrtávátko „Resetovat čísla účtenek" — je-li aktivní, začnou čísla účtenek od 1. Lze ponechat výchozí nastavení.
  6. Klepněte na tlačítko Uložit (disketa) v horní liště.

⚠️ Pozor na automatické přenesení zůstatku

Chyba, které se vyvarujte:

Mnoho uživatelů chybně používá tlačítko „Předchozí zůstatek" a nechá počáteční stav automaticky přenést z předchozí směny. To způsobuje kumulaci tržeb — systém pak počítá s penězi, které ve skutečnosti v pokladně nejsou.

Proč je to špatně:

Předchozí koncový stav = kolik hotovosti bylo fyzicky v pokladně při zavření. Pokud jste odvedli tržbu do banky nebo jinam, tato hotovost v pokladně již není.

Správný postup při otevření směny:

  1. Zkontrolujte, kolik hotovosti je skutečně v pokladně.
  2. Pokud jste předešlý den uzavřeli směnu s koncovým stavem např. 5 000 Kč a tržbu 3 000 Kč jste odvedli do banky, v pokladně je reálně pouze 2 000 Kč (zbytek z předchozího dne).
  3. Zadejte tedy počáteční stav 2 000 Kč, ne 5 000 Kč.

Co se děje na pozadí

Systém při otevření směny:

    Vytvoří novou směnu v databázi. Zaznamená počáteční stav jako vklad (typ: počáteční vklad). Provede synchronizaci s backoffice (pokud je povolena). U fiskálního módu ASPA provede fiskalizaci počátečního stavu.

    Důležité poznámky k otevření

    • Počáteční stav — zadejte skutečnou částku, která je v pokladně. Nesprávný počáteční stav způsobí chybný výpočet rozdílu při závěru směny.
    • Bez hotovosti — lze otevřít směnu s nulovým počátečním stavem (např. pouze bezhotovostní provoz).
    • Opakované otevření — nelze otevřít novou směnu, pokud je stávající směna stále otevřená. Nejdříve ji uzavřete.

    4. Vklad hotovosti (Cash In)

    Vklad slouží k přidání peněz do pokladny během směny — například při doplňování mince, přijetí platby v hotovosti mimo evidenci, nebo nákupu zboží za hotovost.

    Krok za krokem

    1. V nabídce Pokladna klepněte na „Vklad".
    2. Zadejte částku k vložení.
    3. (Volitelně) Zadejte poznámku (např. „doplnění 200 Kč").
    4. Je-li povolena alternativní měna, zvolte měnu.
    5. Klepněte na Uložit.

    Důležité poznámky

    • Vklad zvyšuje stav hotovosti v pokladně.
    • U fiskálního módu ASPA se vklad fiskalizuje jako operace s hotovostí.
    Vklad nelze zrušit nebo změnit zpětně — buďte opatrní při zadávání částky.

    5. Výběr hotovosti (Cash Out)

    Výběr slouží k odebrání peněz z pokladny — například při odvodu tržeb, výplatě zaměstnanci nebo při převzetí hotovosti do banky.

    Krok za krokem

    1. V nabídce Pokladna klepněte na „Výběr".
    2. Zadejte částku k vybrání.
    3. (Volitelně) Zadejte poznámku (např. „odvod tržeb bance").
    4. Klepněte na Uložit.

    Důležité poznámky

      Výběr snižuje stav hotovosti v pokladně. Výběr se zaznamenává jako samostatná transakce. U fiskálního módu ASPA se výběr fiskalizuje jako operace s hotovostí. Záporný výsledek (výběr převyšující stav) je možný, ale budete upozorněni.

      6. Zavření směny

      Zavření směny je nejdůležitější operace z hlediska kontroly hotovosti. Systém při zavření:

      1. Spočítá všechny transakce během směny.
      2. Odečte vklady a výběry.
      3. Porovná očekávaný stav se zadaným koncovým stavem.
      4. Vytiskne Z report (denní uzávěrku).
      5. Uzavře směnu a resetuje stav pokladny.

      Krok za krokem

      1. V nabídce Pokladna klepněte na „Zavřít pokladnu".
      2. DŮLEŽITÉ — nejprve odveďte tržbu:
        • Pokud potřebujete odvést tržbu do banky nebo jinam, nejdříve proveďte výběr (viz sekce 5) a teprve poté pokračujte v zavření směny.
        • Pokud necháte hotovost v pokladně a chcete ji přenést do dalšího dne, zůstatek zůstane v pokladně.
      3. Spočítejte hotovost v pokladně — mince i bankovky.
      4. Zadejte koncový stav — celkovou částku, která je v pokladně po sečtení veškeré hotovosti.
      5. (Volitelně) Zadejte poznámku.
      6. Klepněte na Uložit.

      ⚠️ Co dělat s tržbou

      Možnost A — Odvod tržby do banky (doporučeno):

      1. Před zavřením směny klepněte na „Výběr".
      2. Zadejte částku k odvodu (např. veškerou tržbu minus nutnou hotovost do pokladny).
      3. Klepněte na Uložit.
      4. Nyní zavřete pokladnu — systém správně započítá výběr.

      Možnost B — Ponechání hotovosti v pokladně:

      • Hotovost v pokladně zůstane a bude automaticky zahrnuta do další směny jako „Předchozí zůstatek".
      • Pozor: Při příštím otevření směny nezapomeňte zadat skutečnou částku v pokladně, ne tržbu, kterou jste měli v účtenkách!

      Co následuje po zavření

      • Z report — systém vytiskne denní uzávěrku (pokud je povoleno automatické tisknutí).
      • E-mail účetnímu — pokud je nakonfigurováno, Z report se odešle e-mailem (pokud je povoleno).
      • Vyrovnání terminálu — u některých fiskálních režimů (ASPAKASA + Ashburn)PAY) se automaticky provede vyrovnání platebního terminálu.
      • Návrat do nabídky — po zavření směny se vrátíte do hlavní nabídky Pokladny s tlačítkem „Otevřít pokladnu".

      Jak systém počítá očekávanou částku

      Očekávaný stav = Počáteční stav + Vklady − Výběry + Tržby (v hotovosti)

      Příklad správného postupu:

      Krok Částka Poznámka
      Počáteční stav 1 000 Kč Hotovost na začátku směny
      + Vklad (doplnění mince) 500 Kč
      − Výběr (odvod tržeb) 3 000 Kč Tržba odvedena do banky
      + Tržby v hotovosti 2 500 Kč
      Očekávaný stav 1 000 Kč 1000 + 500 − 3000 + 2500 = 1000

      V tomto případě v pokladně zůstává 1 000 Kč (počáteční + doplněná mince − odvod + tržby).

      Typické chyby při závěru

      Chyba Důsledek
      Neproveden výběr před zavřením Tržba se kumuluruje v hotovosti
      Použití „Předchozí zůstatek" bez kontroly Nesprávný počáteční stav → rozdíl při závěru
      Záměna tržby a hotovosti V pokladně je hotovost z účtenek, ne tržba

      7. Rozdíl při závěru směny

      ⚠️ Nejčastější příčina rozdílů

      Rozdíl při závěru směny téměř vždy vzniká nesprávným zadáním počátečního stavu při otevření směny. Nejpravděpodobnější příčina:

      • Při otevření směny jste použili tlačítko „Předchozí zůstatek" bez ohledu na to, kolik hotovosti ve skutečnosti v pokladně je.
      • Mezitím jste provedli výběr (odvod tržeb), ale počáteční stav stále obsahuje původní částku.

      Řešení: Zkontrolujte, zda počáteční stav při otevření směny odpovídal skutečné hotovosti v pokladně.

      Kladný rozdíl (přeplatek)

      Znamená, že v pokladně je více hotovosti než očekávaný stav. Možné příčiny:

      • Chybně zadaný počáteční stav (zadali jste více, než byla skutečná hotovost).
      • Nevedený vklad (např. vloženo, ale nezadáno do systému).
      • Zaokrouhlení při platbách.

      Záporný rozdíl (nedoplatek)

      Znamená, že v pokladně chybí hotovost. Možné příčiny:

      • Chybně zadaný počáteční stav (zadali jste méně, než byla skutečná hotovost).
      • Nezadaný výběr (provedli jste výběr hotovosti, ale nezadali do systému).
      • Krádež nebo chyba při vracení.

      Doporučený postup při rozdílu

      1. Zkontrolujte počáteční stav — jděte do historie a ověřte, zda byl správně zadán při otevření směny.
      2. Prověřte transakce — zkontrolujte, zda nechybí nějaký vklad nebo výběr.
      3. Zdokumentujte — zapište si datum, čas, částku rozdílu a vaše jméno.
      4. Přepište zůstatek — zadejte správnou částku a uložte.
      5. Kontaktujte nadřízeného — v případě opakovaných rozdílů nebo podezření na krádež.

      8. X Report (průběžný výpis)

      X Report slouží k zobrazení tržeb za aktuální směnu bez jejího uzavření. Užitečné například:

      • Ke kontrole tržeb během směny.
      • Před odepsáním hotovosti.
      • Při předání směny mezi pokladními.

      X Report neuzavírá směnu ani neovlivňuje stav hotovosti.

      Jak provést X Report

      1. V nabídce Pokladna klepněte na „X Report" (zobrazuje se pouze u některých fiskálních režimů).
      2. Systém vytiskne průběžný výpis.

      9. Vyrovnání terminálu (Balancing)

      Vyrovnání terminálu slouží k uzavření platebního dne na platebním terminálu (ne na pokladně). Toto je nutné provádět pravidelně, aby se transakce na terminálu synchronizovaly s bankou.

      Podporované terminály

      • Sonet / N910 — integrovaný terminál.
      • GP TOM — terminál GP.
      • Ashburn XConnect — terminál Ashburn.
      • KasaPay ZVT — terminál KasaPay.
      • CSOB — terminál CSOB.
      • Monet — BT terminál.

      Krok za krokem

      1. V nabídce Pokladna klepněte na „Vyrovnání terminálu".
      2. Počkejte, až terminál dokončí operaci.
      3. Systém zobrazí výsledek a vytiskne lístek z terminálu (pokud je povoleno).

      Důležité poznámky

      • Vyrovnání terminálu provádějte na konci každé směny nebo minimálně jednou denně.
      • Před vyrovnáním se ujistěte, že jsou všechny transakce synchronizovány.
      • Některé terminály (např. Ashburn s ASPA) provádějí automatické vyrovnání při zavření směny.

      10. Otevření zásuvky

      Tato funkce pouze mechanicky otevře pokladní zásuvku — bez jakékoli vazby na tržbu nebo směnu. Slouží například:

      • K vložení nebo vybrání hotovosti mimo běžné workflow.
      • K otevření zásuvky bez tisku účtenky.

      Krok za krokem

      1. V nabídce Pokladna klepněte na „Otevřít zásuvku".
      2. Pokladní zásuvka se otevře.

      11. Odkazy na interní nastavení

      Některé funkce vyžadují předchozí konfiguraci administrátorem:

      Funkce Kde se povoluje
      Alternativní měna (EUR) Nastavení → Měna → Povolit alternativní měnu
      Automatický tisk Z reportu Nastavení → Pokladna → Automaticky tisknout Z report
      Stav počítadla povinný Nastavení → Pokladna → Vyžadovat stav počítadla
      E-mail účetnímu Nastavení → Účetní e-mail
      Fiskální mód (ASPA, eKasa) Nastavení → Fiscalita

      12. Rychlá referenční karta

      Co chcete udělat Kde Jak
      Otevřít směnu Pokladna Otevřít pokladnu → Zadat SKUTEČNOU hotovost v pokladně → Uložit
      Přidat hotovost do pokladny Pokladna Vklad → Zadat částku → Uložit
      Vybrat hotovost z pokladny Pokladna Výběr → Zadat částku → Uložit
      Odvést tržbu do banky Pokladna NEJDŘÍVE Výběr → zadat částku → Uložit → POTÉ Zavřít pokladnu
      Zavřít směnu Pokladna Zavřít pokladnu → Spočítat hotovost → Zadat koncový stav → Uložit
      Zobrazit tržby bez zavření směny Pokladna X Report (pokud je k dispozici)
      Vyrovnat platební terminál Pokladna Vyrovnání terminálu
      Otevřít zásuvku bez transakce Pokladna Otevřít zásuvku

      ⚠️ Zapamatujte si

      Počáteční stav ≠ Tržba

      • Počáteční stav = kolik Kč fyzicky leží v pokladně
      • Tržba = součet účtenek za směnu (za hotovost)

      Chcete-li odvést tržbu:

      1. Proveďte Výběr před zavřením směny
      2. Zbytek hotovosti nechte v pokladně jako počáteční stav další směny

      rugyCP6P8d0QhRAN-otevreni-pokladny.gif

      screenshot_1579886492.png

      Back to top