Sdílení prodejních dat s Plzeňským Prazdrojem (PPAS)

Tento manuál popisuje, jak v pokladním systému KASA FIK nastavit a exportovat data pro společnost Plzeňský Prazdroj, a.s. v rámci projektu PPAS (Plzeňský Prazdroj.

Funkce pokročilého propojení jsou podporovány pouze v licenci KASA FIK BUSINESS

1. Úvod a účel

Cílem této funkce je umožnit prodejcům (velkoobchodům, gastro provozům) sdílet data o prodeji produktů Plzeňského Prazdroje za účelem:

• Optimalizace logistických procesů.
• Započítávání odběrů realizovaných přes velkoobchod do množstevních bonusů pro koncové zákazníky.
• Splnění podmínek dodatku ke smlouvě o zasílání dat do systému PPAS.

Systém KASA FIK slouží jako zdroj těchto dat. Uživatel je zodpovědný za správné nastavení číselníků (produkty, zákazníci) a za provedení exportu dle požadavků Plzeňského Prazdroje.

2. Předpoklady a zodpovědnost uživatele

Před zahájením exportu dat je nutné zajistit následující. Tyto kroky jsou v kompetenci a zodpovědnosti uživatele systému.

2.1. Nastavení produktů

Ke každému produktu (pivo) z portfolia Plzeňského Prazdroje je nutné přiřadit správný kód dle požadavků Plzeňského Prazdroje. Obvykle se jedná o EAN (čárový kód) nebo interní kód produktu. Bez správného kódu nebude možné data spárovat s centrálním systémem.

2.2. Sledování vratných obalů (Kegů)

Pro správné sledování vratných obalů (např. pivních sudů/kegů) používejte provázané/linkované produkty:

1. Vytvořte hlavní produkt (např. "Pivo 10° sud").
2. K tomuto produktu provázaný produkt pro vratný obal (např. "Záloha za sud 30l").
3. Při prodeji hlavního produktu se provázaný produkt (záloha) přidá automaticky.
4. Toto umožňuje snadné sledování stavu obalů v přehledech a reportech.
5. Zadejte kód produktu dle katalogu Plzeňského Prazdroje pro produkt i vratný obal

2.3. Nastavení zákazníků

Pro všechny koncové zákazníky (provozovny, podnikající fyzické osoby) je nutné zadat do číselníku zákazníků následující údaje:

• Název právnické osoby / jméno podnikající fyzické osoby.
• IČO.
• Název a adresa provozovny.

Poznámka: Pro "Drobný prodej" (spotřebitelé) bude v reportu uveden souhrnný prodej bez těchto detailů.

3. Proces prodeje

Pro zajištění správných podkladů pro export dodržujte při běžném prodeji následující postup:

1. Výběr zákazníka: Při prodeji vyberte z číselníku konkrétního zákazníka (provozovnu). Nepoužívejte pouze tlačítko "Drobný prodej", pokud se jedná o smluvního odběratele, jehož tržby mají být započítány.
2. Výběr produktu: Vyberte prodávaný produkt. Pokud má nastavený provázaný obal, přidá se automaticky.
3. Dokončení prodeje: Systém eviduje datum prodeje, množství a konkrétního zákazníka.

4. Export dat (Report)

Systém KASA FIK v současnosti nepodporuje automatické e-mailové zasílání dat. Export je tedy potřeba provádět ručně.

4.1. Vytvoření CSV exportu v Backoffice

1. V hlavním menu přejděte do sekce Prodejní reporty / Zákazník a účty.
2. Klepněte na mohou ikonku exportu Export prodejních dat (CSV).

4.2. Úprava struktury exportu

Exportovaný CSV soubor je nutné upravit tak, aby odpovídal požadavkům Plzeňského Prazdroje.

1. Otevřete vyexportovaný CSV soubor (např. v programu Microsoft Excel, LibreOffice Calc).
2. Zkontrolujte a upravte sloupce dle požadované struktury. Data by měla obsahovat:
   • Datum: Den prodeje.
   • Zákazník: IČO, název firmy, adresa provozovny.
   • Produkt: EAN (čárový kód), interní kód, název, objem.
   • Množství: Počet kusů a objem v hektolitrech (HL).
   • Datum závozu: (pokud je realizován).
3. Odstraňte případné interní sloupce, které nejsou požadovány (např. prodejní ceny).
4. Proveďte spojení pomocí kontingencní tabulky do požadovaného formátu

5. GDPR a informační povinnost

Uživatel systému (velkoobchod) je zodpovědný za splnění informační povinnosti vůči svým zákazníkům (podnikajícím fyzickým osobám) dle GDPR.

Doporučuje se umístit informaci o předávání osobních údajů společnosti Plzeňský Prazdroj, a.s. na daňový doklad (fakturu), nejlépe do jeho patičky. Text může být ve zkrácené formě s odkazem na webové stránky, nebo v plném znění.

6. Zaslání dat

Protože systém nepodporuje automatické odesílání, je nutné data odeslat ručně:

1. Testovací fáze: Po vyladění struktury exportu zašlete vzorek dat (např. za 1 měsíc) na zkušební adresu
2. Ostrý provoz: Po potvrzení zástupcem Plzeňského Prazdroje (nebo Asahi Beer) nastavte pravidelné ruční odesílání na ostrou adresu poskytnutou Plzeňským Prazdrojem

7. Kontakt a podpora

V případě technických problémů s nastavením exportu v systému KASA FIK kontaktujte naši technickou podporu.

V případě nejasností ohledně struktury dat nebo právního rámce se obraťte na svého obchodního zástupce (SRV) nebo koordinátora projektu ze strany Plzeňského Prazdroje / Asahi Beer.