Sdílení prodejních dat s Plzeňským Prazdrojem (PPAS)

Tento manuál popisuje, jak v pokladním systému KASA FIK nastavit a exportovat data pro společnost Plzeňský Prazdroj, a.s. v rámci projektu PPAS. 
 Funkce pokročilého propojení jsou podporovány pouze v licenci  KASA FIK BUSINESS - konfigurace, nastavení a testovací propojení bude účtován dle rozsahu propojení individuálně. 
 1. Úvod a účel 
 Cílem této funkce je umožnit prodejcům (velkoobchodům, gastro provozům) sdílet data o prodeji produktů Plzeňského Prazdroje za účelem: 
 
 Optimalizace logistických procesů. 
 Započítávání odběrů realizovaných přes velkoobchod do množstevních bonusů pro koncové zákazníky. 
 Splnění podmínek dodatku ke smlouvě o zasílání dat do systému PPAS. 
 
 Systém KASA FIK slouží jako zdroj těchto dat. Uživatel je zodpovědný za správné nastavení číselníků (produkty, zákazníci) a za provedení exportu dle požadavků Plzeňského Prazdroje. 
 2. Předpoklady a zodpovědnost uživatele 
 Před zahájením exportu dat je nutné zajistit následující. Tyto kroky jsou v kompetenci a zodpovědnosti uživatele systému. 
 2.1. Nastavení produktů 
 Ke každému produktu (pivo) z portfolia Plzeňského Prazdroje je nutné přiřadit správný kód dle požadavků Plzeňského Prazdroje. Obvykle se jedná o EAN (čárový kód) nebo interní kód produktu. Bez správného kódu nebude možné data spárovat s centrálním systémem. 
 2.2. Sledování vratných obalů (Kegů) 
 Pro správné sledování vratných obalů (např. pivních sudů/kegů) používejte provázané/linkované produkty : 
 
 Vytvořte hlavní produkt (např. "Pivo 10° sud"). 
 K tomuto produktu provázaný produkt pro vratný obal (např. "Záloha za sud 30l"). 
 Při prodeji hlavního produktu se provázaný produkt (záloha) přidá automaticky. 
 Toto umožňuje snadné sledování stavu obalů v přehledech a reportech. 
 Zadejte kód produktu dle katalogu Plzeňského Prazdroje pro produkt i vratný obal 
 
 2.3. Nastavení zákazníků 
 Pro všechny koncové zákazníky (provozovny, podnikající fyzické osoby) je nutné zadat do číselníku zákazníků následující údaje: 
 
 Název právnické osoby / jméno podnikající fyzické osoby. 
 IČO. 
 Název a adresa provozovny. 
 
 Poznámka: Pro "Drobný prodej" (spotřebitelé) bude v reportu uveden souhrnný prodej bez těchto detailů. 
 3. Proces prodeje 
 Pro zajištění správných podkladů pro export dodržujte při běžném prodeji následující postup: 
 
 Výběr zákazníka: Při prodeji vyberte z číselníku konkrétního zákazníka (provozovnu). Nepoužívejte pouze tlačítko "Drobný prodej", pokud se jedná o smluvního odběratele, jehož tržby mají být započítány. 
 Výběr produktu: Vyberte prodávaný produkt. Pokud má nastavený provázaný obal, přidá se automaticky. 
 Dokončení prodeje: Systém eviduje datum prodeje, množství a konkrétního zákazníka. 
 
 4. Export dat (Report) 
 Systém KASA FIK v současnosti nepodporuje automatické e-mailové zasílání dat. Export je tedy potřeba provádět ručně. 
 4.1. Vytvoření CSV exportu v Backoffice 
 
 V hlavním menu přejděte do sekce Prodejní reporty / Zákazník a účty . 
 Klepněte na mohou ikonku exportu Export prodejních dat (CSV) . 
 
 4.2. Úprava struktury exportu 
 Exportovaný CSV soubor je nutné upravit tak, aby odpovídal požadavkům Plzeňského Prazdroje. 
 
 Otevřete vyexportovaný CSV soubor (např. v programu Microsoft Excel, LibreOffice Calc). 
 Zkontrolujte a upravte sloupce dle požadované struktury. Data by měla obsahovat:
 
 Datum: Den prodeje. 
 Zákazník: IČO, název firmy, adresa provozovny. 
 Produkt: EAN (čárový kód), interní kód, název, objem. 
 Množství: Počet kusů a objem v hektolitrech (HL). 
 Datum závozu: (pokud je realizován). 
 
 
 Odstraňte případné interní sloupce, které nejsou požadovány (např. prodejní ceny). 
 Proveďte spojení pomocí kontingencní tabulky do požadovaného formátu 
 
 5. GDPR a informační povinnost 
 Uživatel systému (velkoobchod) je zodpovědný za splnění informační povinnosti vůči svým zákazníkům (podnikajícím fyzickým osobám) dle GDPR. 
 Doporučuje se umístit informaci o předávání osobních údajů společnosti Plzeňský Prazdroj, a.s. na daňový doklad (fakturu), nejlépe do jeho patičky. Text může být ve zkrácené formě s odkazem na webové stránky, nebo v plném znění. 
 6. Zaslání dat 
 Protože systém nepodporuje automatické odesílání, je nutné data odeslat ručně: 
 
 Testovací fáze: Po vyladění struktury exportu zašlete vzorek dat (např. za 1 měsíc) na zkušební adresu 
 Ostrý provoz: Po potvrzení zástupcem Plzeňského Prazdroje (nebo Asahi Beer) nastavte pravidelné ruční odesílání na ostrou adresu poskytnutou Plzeňským Prazdrojem 
 
 7. Kontakt a podpora 
 V případě technických problémů s nastavením exportu v systému KASA FIK kontaktujte naši technickou podporu. 
 V případě nejasností ohledně struktury dat nebo právního rámce se obraťte na svého obchodního zástupce (SRV) nebo koordinátora projektu ze strany Plzeňského Prazdroje / Asahi Beer.