Nastavení pokladny

Nahrazení, přenos a vytvoření nové pokladny

KASA FIK umožňuje mít více pokladen vedených pod jedním uživatelským účtem. Pokud se přihlasíte již existujícím emailem a heslem, aplikace Vám nabídne možnost nahradit pokladnu nebo vytvořit novou.

Nahrazení pokladny

Při přihlášení se, vyberte pokladnu, kterou chcete nahradit. Pokladna, která již byla připojena k účtu, by neměla být nadále používána. Nově nahrazená pokladna bude zasílat data do Backoffice pod původní pokladnou.

Pro nahrazení pokladny je nutné mít svolení servisního technika na technické podpoře.

Přidání nové pokladny

Tato možnost je vždy doporučena. Dojde k vytvoření nové pokladny pod současným účtem. Původní pokladna zůstane zachována v Backoffice. Nová pokladna bude přidána. Starou pokladnu je možné smazat/deaktivovat v Backoffice.

 

Přenos dat

Po přihlášení na novén zařízení se automaticky stáhnou produkty, kategorie a zákazníci. Doporučujeme provést kontrolu nastavení, pobočky, IČ atd. Více o přesunu dat na nové zařízení zde.

Aktivace licence

Na novém zařízení je nutné opět zadat aktivační kód licence v Pomoc a nápověda - Aktivační kód. Více o aktivaci licence zde.

 

Aktivace zkušební verze KASA FIK

Uživatelům umožňujeme vyzkoušet si všechny funkce aplikace ve verzi PLUS. Zkušební verze je poskytována pouze na nově vytvořené účty po dobu 14 dnů. Po skončení 14 denní doby se aplikace automaticky přepne do verze FREE s jednoduchým prodejem. Aplikaci lze kdykoliv po zakoupení aktivačního klíče přepnout na licenci KLASIK nebo PLUS.

Na následující obrazovce zvolte Zrušit nebo Aktivovat zkušební aplikaci.

Data & synchronizace

Pokladní aplikace KASA FIK podporuje synchronizaci dat poklad. zařízení s backoffice (webovým rozhraním). V rámci synchronizace putují oběma směry data týkající se např. položek, kategorií a skladů. Ze zařízení se pak do backoffice přenáší data o prodejích - účtenky, přehledy směn apod.

 

 

Kdy se data odesílají na EET

Kdy se data odesílají do Backoffice

Synchronizace účtenek a uzávěrek

Po vytvoření účtenky se ihned automaticky odesílá do Backoffice. Pokud je v době přijetí dat Backoffice dané pokladny otevřen a pokud jsou oznámení webové stránky v prohlížeči povolena, zobrazí se notifikace prohlížeče o nové účtence. Následně se účtenka objeví v nabídce "Historie účtenek" a také je započtena do přehledů v nabídce "Portál".

Podobně jsou synchronizována data o směnách, které lze nalézt v Backoffice pod nabídkou "Přehledy uzávěrek". Po otevření pokladny (v pokladní aplikaci nabídka Pokladna") se odesílají údaje o otevření směny. Zbylá data jsou pak nahrána po uzavření pokladny.

Synchronizace položek a kategorií

Jednou ze základních funkcí je synchronizace položek, která probíhá oběma směry. Pro správné fungování této funkce je potřeba mít povolenou synchronizaci v Nastavení -> Data a synchronizace.

Základním principem synchronizace položek je to, že změna udělaná na jednom místě se projeví i na místě druhém. Data tedy mohou putovat dvěma směry.

  1. Backoffice -> Pokladní zařízení
    V případě, že jsou provedeny změny položek přes webové rozhraní, změny se projeví i na zařízení. Týká se to změn cen, názvu položky, její kategorie apod. a mazání/vytváření nových. Tyto změny se v zařízení projeví po tom, co se v Ceníku (nachází se v hl. menu) v pravém horním rohu klikne na 3 tečky a zvolí se Synchronizace s BackOffice.
  2. Pokladní zařízení -> Backoffice
    Stejně tak i úpravy položek provedené v zařízení se po uložení nahrají do Backoffice. Následná synchronizace ceníku na jiném zařízení pod stejným účtem si pak nahraje položky s těmito provedenými úpravami.

Omezení synchronizace položek

Pokud používáte více pokladen pod jedním email účtem a chcete, aby každá pokladna zobrazovala jiné položky lze to možné docílit nastavením Omezení synchronizace.

  1. V Nastavení - Data a Synchronizace klepněte na Omezit synchronizaci položek
  2. Na jedné pokladně si nastavte štítek, např. pokl1
  3. Na druhém zařízení si nastavte štítek jiný, např. pokl2
  4. Při založení položky pak následně použijte štítek, odpovídající pokladně na které chcete položku zobrazit
Práce se štítky u položek

mMPWo7NKzwdWAvf1-Screenshot_1528451787.png

Funkční klávesa pro ruční synchronizaci

Pro pohodlnější přístup k synchronizaci dat můžete přidat funkční klávesu přímo do rozhraní pokladny.

Změna jazyku aplikace

Jazyk aplikace je automaticky zvolen dle jazyka celého zařízení. Změnu jazyka zařízení lze provést v osobním nastavení zařízení Android. V hlavním menu zařízení otevřete nabídku Nastavení  a v části Systém zvolte volbu Jazyk a zadávání.​ Stiskněte na možnost jazyk a z nabízeného seznamu vyberte požadovaný jazyk.

Podporované jazyky

 

Měny a konverze

V této sekci nastavení máte možnost vybrat a změnit výchozí měnu, ve které bude pokladna primárně pracovat. Pokud potřebujete pracovat s více měnami, můžete nastavit až dvě alternativní měny. U každé z nich je třeba nastavit požadovaný kurz.

Aplikace poté na účtence vytiskne ceny v primární měně a současně provede přepočet na obě alternativní měny.

Screenshot from 2024-03-11 12-22-47.png

Nastavení alternativní měny a kurzu

Kurz je nutné nastavit na základě kombinace, která měna je primární a která alternativní.Tip: Kurz si můžete zjistit např. i pomocí Google vyhledáním 1 EUR in CZK

Pokud druhá alternativní měna je stejná jako první nebo primární měna, nebude tisnuta.

Screenshot from 2024-03-11 12-26-22.png

Nastavení plátce DPH

Pokladna pracuje jak v režimu pro plátce i neplátce DPH. Z neplátce DPH se dá pak bezproblémově přejít na plátce DPH jen změnou nastavení.

Nastavení plátce - neplátce DPH

V Nastavení > Chování a vzhled pokladny > Jsem plátce DPH zvolte odpovídající možnost. Nastavení se projeví okamžitě.

Rozdíly pro plátce a neplátce

Nastavení sazeb

Pro zjednodušení je možné omezit nabízené sazby DPH v nastavení

V Nastavení > Pokladna > Sazby DPH zadejte sazby DPH, které chcete nabízet. Formát zadání musí být v desetinném čísle, ve formátu např 1.21 pro 21% sazbu, 1.15 pro 15% sazbu a 1.0 pro 0% DPH.

Jednolivé sazby zadejte oddělené čárkou. Např. výchozí je "1.21,1.15,1.10,1.0"

 

Změna DPH u položek

Zkontrolujte si, že u každé položky máte správně nastavenou sazbu DPH a není výchozí hodnota 0%. Hromadnou změnu DPH u položek v ceníku můžete například provést v Backoffice pomocí exportu a importu dat.

Nastavení výpočtu DPH

Podle § 37 písm. b) zákona o DPH ve znění účinném od 1. 4. 2019 se daň vypočte jako rozdíl mezi částkou odpovídající výši úplaty a částkou, která se vypočítá jako podíl výše úplaty a koeficientu 1,21 v případě základní sazby daně, koeficientu 1,15 u první snížené sazby nebo 1,1 u druhé snížené sazby daně.

Dle přechodných ustanovení lze do konce září 2019 počítat daň shora „po staru“, tedy způsobem platným do konce března 2019. Níže uvádíme na příkladu oba způsoby výpočtu DPH shora, kdy cena včetně DPH činí Kč 70 000,- a sazba daně je 21 %.

Výpočet DPH shora do 31. 3. 2019 a dle přechodných ustanovení možný do konce září 2019:
daň = 70 000 x (21 : 121 = 0,1736) = 12 152, základ daně = 70 000 – 12 152 = 57 848.

Výpočet DPH shora od 1. 4. 2019 a dle přechodných ustanovení jediný možný od 1. 10. 2019:
daň = 70 000 – (70 000 : 1,21) = 12 149, základ daně = 57 851 (70 000 : 1,21).

V Nastavení > Chování a vzhled pokladny > Výpočet základu DPH  si zvolte Výpočet základu dělením.

X2w54ord5JHHrpUM-Screenshot_1523816812.png


Ze zákona o DPH

§ 37 Výpočet daně u dodání zboží a poskytnutí služby

  1. Daň se vypočte jako součin základu daně a sazby daně. Vypočtená daň se může zaokrouhlit na celé koruny způsobem, že částka 0,50 Kč a vyšší se zaokrouhlí na celou korunu nahoru a částka nižší než 0,50 Kč se zaokrouhlí na celou korunu dolů. Cena včetně daně se pro účely tohoto zákona vypočte jako součet základu daně a vypočtené daně.
  2. Daň může plátce rovněž vypočítat z úplaty za zdanitelné plnění, která je včetně daně, nebo z částky stanovené podle § 36 odst. 6, která je včetně daně, a koeficientu, který se vypočítá jako podíl, v jehož čitateli je číslo 21 v případě základní sazby daně nebo číslo 15 v případě první snížené sazby daně nebo číslo 10 v případě druhé snížené sazby daně a ve jmenovateli součet údaje v čitateli a čísla 100, vypočtený koeficient se zaokrouhlí na čtyři desetinná místa, vypočtená daň se může zaokrouhlit podle odstavce 1. Cena bez daně se pro účely tohoto zákona dopočte jako rozdíl částky za zdanitelné plnění obsahující daň a vypočtené daně po případném zaokrouhlení.

 

Nastavení skladu

Sklady slouží k vedení základní evidence o skladových zásobách na provozovně. Pro správnou funkci skladů je nutné poctivě vést skladovou evidenci, nasklaďnění, odpisy a pravidelné inventury. Vedení skladů je často velmi administrativně náročné. KASA FIK poskytuje funkce jak vedení skladu v provozu zjednoušit a zpřehlednit.

Pokladna primárně pracuje s výchozím skladem na zařízení. Každá pokladna si tak vede svůj vlastní sklad.

Nastavení sdíleného skladu

Funkce sdílených skladů je dostupná ve verzi PREMIUM

Pokud chcete sdílet sklad mezi více pokladnami a mít přehled o stavech v Backoffice je nutné nastavit pokladny, aby sdílely stejný Výchozí sklad.

  1. Na pokladně v Nastavení > Pokladna > Výchozí sklad vyberte ze seznamu Sklad, který chcete využít.
  2. Akci opakujte na jiné pokladně, na které chcete odečítat ze stejného skladu.

Nové pohyby se nyní budou projevovat v nastaveném výchozím skladu. V Backoffice tak uvidíte pohyby souhrně. Jednotlivé skladové pochyby se nekopírují mezi zařízeními, ale pouze informace o změnách se propisuje v intervalech do Backoffice.

ein3BGd97SNkbFMO-nastaveni-skladu.gif

Prodej komisního zboží

Koho se týká: Bazary a zastavárny, kteří jsou plátci DPH a přijímají platbu hotově nebo šekem. Metodické vysvětlení na stránkách etržby.cz

Proč evidovat komisní prodej

Zvláštní režim pro prodej komisního zboží je daňový režim, který umožňuje plátcům DPH odvádět daň z přidané hodnoty pouze z přirážky, kterou si při prodeji zboží účtují. Základem daně je tedy rozdíl mezi prodejní cenou a pořizovací cenou zboží.

Dle metodiky Finanční správy, poplatník musí hlásit v datové větě DPH odděleně ve zvláštním režimu. DPH se odvádí jen z přirážky a tato skutečnost se musí uvést v hlášení na EET. Dále se netiskne výše DPH na účtence, aby si kupující nemohl odečíst DPH.

Postup vytvoření položky - Varianta A

  1. Založte si novou položku v sekci Ceník a zvolte typ položky jako Komisní zboží
  2. V případě, že pokaždé prodáváte jiné zboží s jinou cenou, zvolte v záložce Ceny > Vyžádat zadání ceny
  3. Uložte nově vytvořenou položku


komise.png

Prodej komisního zboží

Při prodeji dané položky budete vyzvání na zadání nákupní ceny. Následně se provede výpočet DPH jen z rozdílu nákupní a prodejní ceny.

komise2.png

Nastavení funkční klávesy - Varianta B

  1. Otevřete aplikaci a zvolte KLASIK nebo PLUS
  2. Podržte prst nad funkční klávesou
  3. V nově otevřeném okně si nastavte název klávesy, např. "Komise"
  4. Do pole Hodnota/PLU/Text vložte popis, který bude uveden na účtence
  5. Zaškrtávacím tlačítkem zvolte, že se jedná o Komisní prodej

YStUBzaC01cBYlyz-komisni-func.gif

Nastavení vlastního formátu čísla účtenek (číslování účtenek)

Program KASA FIK umožňuje obchodníkům nastavit si svůj preferovaný formát účtenek v Nastavení – Chování a vzhled pokladny – Formát čísla účtenky. Číslo účtenky používané v programu má tyto pravidla:

  1. Numerická hodnota čísla účtenky nesmí přesáhnout 2147483647
  2. Číslo účtenky může obsahovat pouze číslice
  3. Nesmí začínat na číslici nula (0) – počáteční nuly budou ignorovány

Nastavení formátu

Pro nastavení používáme následující formátování pomocí %05d. Toto znamená, že doplňované číslo bude mít 5 pozic a bude před nimi 0 na vyplnění.

Příklady formátu čísla účtenky s poř. číslem 306 bude vypadat následovně:

Pro nastavení na nový účetní rok dostačuje změnit pouze začátek formátu změnou na aktuální rok a případně pak pořadové číslo viz následující kapitola.

Zvláštní režim pro prodej použitého zboží

Zvláštní režim vychází z § 90 Zákona o dani z přidané hodnoty 235/2004 Sb. V případě prodeje dle zvláštního režimu zatěžuje daň z přidané hodnoty pouze obchodní přirážku. Ta je stanovena jako rozdíl mezi prodejní cenou obchodníka a pořizovací cenou tohoto zboží. Vzhledem k těmto skutečnostem následně není v tomto režimu základ daně a daň uváděna na účtence a není ani odesílána na finanční správu.

Postup vytvoření položky ve zvláštním režimu

  1. Založte si novou položku v nabídce Ceník a zvolte stav zboží jako Použité zbožíí
  2. V případě, že pokaždé prodáváte jiné zboží s jinou cenou, zvolte v záložce Ceny > Vyžádat zadání ceny. Pokud vám stačí na všechno použité zboží pouze jedna položka, doporučujeme si ji pro usnadnění a zrychlení prodeje přidat pod funkční klávesu pomocí PLU (návod). V nabídce Ceny zvolte správnou Sazbu DPH (zvláštní režim je pouze pro plátce DPH, je tedy nutné mít v nastavení zapnuto plátcovství a vyplněné sazby, návod naleznete zde).
  3. Uložte nově vytvořenou položku

4XQXdFVDPDcd3nug-pouzite_zbozi_polozka.png

Následně pokud je na účtence položka s tímto nastavením, je účtenka odeslána a vytištěna ve zvláštním režimu pro prodej použitého zboží.

Prodej komisního zboží

Pokud se jedná navíc o prodej komisního zboží pro plátce DPH je nutné postupovat podle návodu zde.

Pro správnou funkci prodeje ve zvláštním režimu je nutné používat verzi aplikace 1.161 nebo vyšší

 

Prodej s evidencí zákazníka s pozdějším zůčtováním

 Aplikace KASA FIK umožňuje evidenci zákazníků u každé účtenky a poskytuje data pro následné zůčtování.

Kdy použít

Kroky k nastavení

  1. V Nastavení - Funkce si zvolte které platební metody akceptujete podle potřeb. Například Hotovost, Zálohová Faktura, Faktura
  2. V případě, že chcete zakázat vystavení účtenky bez nastaveného zákazníka zvolte V Nastavení - Pokladna - Vyžadovat zadání zákazníka

Prodej

Každá vystavená účtenka bude muset mít vybraného zákazníka. Zaveďte si do systému zákazníky a při prodeji provedete výběr ze seznamu zákazníků. V případě, že zákazník neexistuje, je nutné je zavést.

AvVxlhNk856WKQ1l-Screenshot_1546435431.png

Výstup prodeje / reporty

Přehled prodeje podle zákazníků naleznete v Backoffice. Vyberete si časový úsek a systém Vám poskytne report podle obratu zákazníka za zadané období.

Tipy pro rychlé zadnání

Funkce je dostupná od verze 1.163 a novější ve verzi PREMIUM

Zaokrouhlování

Ve výchozím nastavení se neprovádí zaokrouhlení. Pokud chcete výslednou částku na účtu zaokrouhlit, lze přidat na účet automaticky vypočítané zaokrouhlení. Zaokrouhlení se používá matematické, tzn. 0,5 se zaokrouhlí nahoru. Zaokrouhluje se celý účet, jednotlivé položky jsou zaokrouhleny na 2 desetinná místa.

Jak nastavit zaokrouhlení

  1. V nastavení pokladny vyberte možnost "Chování a vzhled".
  2. V sekci "Zakrouhlování" vyberte možnost "Přidat položku zaokrouhlení"

Na každé účtence bude vedena nová položka Zaokrouhlení

Platby kartou nejsou zaokrouhleny díky regulaci bank.

Platební metody - způsob platby (faktura, stravenka atd.)

Aplikace eviduje u každé účtenky i jednotlivé položky způsob, jakým byla provedena úhrada. To se následně používá v přehledu prodeje tak i v Backoffice.

Obchodník si může určit, které způsoby plateb akceptuje. To lze učinit v Nastavení - Měny a platební metody. Individuálně lze jednotlivé možnosti vypnout nebo zapnout.

Úhrada faktury v hotovosti za vydanou fakturu

Pokud potřebujete evidovat úhradu hotovostní faktury, zapněte si volbu Nastavení - Měny a platební metody - Faktura - Placeno Hotově. 

Při prodeji jako formu platby uveďte Faktura v hotovosti. V přehledech prodejů bude následně tato platba rozdělena a účetní může správně platby zaevidovat ve svém účetním programu. U přijmutí hotovosti za již vydanou fakturu, je nutné nastavit správné DPH pro správnou evidenci na zařízení a do poznámky při výběru typu platby uvést číslo faktury. Na účtence bude uveden nápis: "Úhrada Faktury"

V určitých situacích doporučujeme na doklad, do tiskové hlavičky uvést, že se nejedná o Daňový doklad. Mohla by totiž vzniknout situace, kdy příjemce faktury má jak fakturu tak i daňový doklad z pokladny. Účtenka z pokladny totiž může sloužit jako daňový doklad, pokud obsahuje všechny náležitosti.

 

Dělení platby

Pokladna podporuje rozdělit platbu na různé způsoby. Například platba stravenkou a doplatek hotovosti nebo platba z kreditního účtu zákazníka a doplatek.