Nastavení pokladny
- Nahrazení, přenos a vytvoření nové pokladny
- Aktivace zkušební verze KASA FIK
- Data & synchronizace
- Změna jazyku aplikace
- Měny a konverze
- Nastavení plátce DPH
- Nastavení skladu
- Prodej komisního zboží
- Nastavení vlastního formátu čísla účtenek (číslování účtenek)
- Zvláštní režim pro prodej použitého zboží
- Prodej s evidencí zákazníka s pozdějším zůčtováním
- Zaokrouhlování
- Platební metody - způsob platby (faktura, stravenka atd.)
- Vyvolávací systém objednávek
- Nastavení terminálů - mobilních číšníků
- Vyvolávací bezdrátový pager systém
- Kreditní účet zákazníka (online)
- Kreditní účet zákazníka (lokální)
- Nastavení zaměstnanců - přístupová práva
- Prodej s evidencí spotřební daně
- Klasifikace prodeje
- Prodej doplňků, příplatků a přísad
- Struktura menu Nastavení
- Zákaznický učet - sbírání bodů
- Nastavení počtu sloupců s položkami
Nahrazení, přenos a vytvoření nové pokladny
KASA FIK umožňuje mít více pokladen vedených pod jedním uživatelským účtem. Pokud se přihlasíte již existujícím emailem a heslem, aplikace Vám nabídne možnost nahradit pokladnu nebo vytvořit novou.
Nahrazení pokladny
Při přihlášení se, vyberte pokladnu, kterou chcete nahradit. Pokladna, která již byla připojena k účtu, by neměla být nadále používána. Nově nahrazená pokladna bude zasílat data do Backoffice pod původní pokladnou.
Pro nahrazení pokladny je nutné mít svolení servisního technika na technické podpoře.
Přidání nové pokladny
Tato možnost je vždy doporučena. Dojde k vytvoření nové pokladny pod současným účtem. Původní pokladna zůstane zachována v Backoffice. Nová pokladna bude přidána. Starou pokladnu je možné smazat/deaktivovat v Backoffice.
Přenos dat
Po přihlášení na novén zařízení se automaticky stáhnou produkty, kategorie a zákazníci. Doporučujeme provést kontrolu nastavení, pobočky, IČ atd. Více o přesunu dat na nové zařízení zde.
Aktivace licence
Na novém zařízení je nutné opět zadat aktivační kód licence v Pomoc a nápověda - Aktivační kód. Více o aktivaci licence zde.
Aktivace zkušební verze KASA FIK
Uživatelům umožňujeme vyzkoušet si všechny funkce aplikace ve verzi PLUS. Zkušební verze je poskytována pouze na nově vytvořené účty po dobu 14 dnů. Po skončení 14 denní doby se aplikace automaticky přepne do verze FREE s jednoduchým prodejem. Aplikaci lze kdykoliv po zakoupení aktivačního klíče přepnout na licenci KLASIK nebo PLUS.
Na následující obrazovce zvolte Zrušit nebo Aktivovat zkušební aplikaci.
Data & synchronizace
Pokladní aplikace KASA FIK podporuje synchronizaci dat poklad. zařízení s backoffice (webovým rozhraním). V rámci synchronizace putují oběma směry data týkající se např. položek, kategorií a skladů. Ze zařízení se pak do backoffice přenáší data o prodejích - účtenky, přehledy směn apod.
Kdy se data odesílají na EET
- EET účtenka se zasílá na systém finanční správy okamžitě
- Nedojde-li k odeslání v daném okamžiku, aplikace se znovu pokouší v intervalech odeslat EET data znovu
Kdy se data odesílají do Backoffice
- Jakmile se provede změna v databázi aplikace, přibližně do 15s se aplikace pokouší odeslat data
- Při každém spuštění aplikace se provede kontrola a pokus o odeslání neodeslaných dat
- Při uzavření pokladny aplikace opětovně nahraje data z aktuálně uzavřené směny
- Jednou za 6-12h se aplikace pokusí znovu odeslat neodeslaná data do Backoffice automaticky
Synchronizace účtenek a uzávěrek
Po vytvoření účtenky se ihned automaticky odesílá do Backoffice. Pokud je v době přijetí dat Backoffice dané pokladny otevřen a pokud jsou oznámení webové stránky v prohlížeči povolena, zobrazí se notifikace prohlížeče o nové účtence. Následně se účtenka objeví v nabídce "Historie účtenek" a také je započtena do přehledů v nabídce "Portál".
Podobně jsou synchronizována data o směnách, které lze nalézt v Backoffice pod nabídkou "Přehledy uzávěrek". Po otevření pokladny (v pokladní aplikaci nabídka Pokladna") se odesílají údaje o otevření směny. Zbylá data jsou pak nahrána po uzavření pokladny.
Synchronizace položek a kategorií
Jednou ze základních funkcí je synchronizace položek, která probíhá oběma směry. Pro správné fungování této funkce je potřeba mít povolenou synchronizaci v Nastavení -> Data a synchronizace.
Základním principem synchronizace položek je to, že změna udělaná na jednom místě se projeví i na místě druhém. Data tedy mohou putovat dvěma směry.
-
Backoffice -> Pokladní zařízení
V případě, že jsou provedeny změny položek přes webové rozhraní, změny se projeví i na zařízení. Týká se to změn cen, názvu položky, její kategorie apod. a mazání/vytváření nových. Tyto změny se v zařízení projeví po tom, co se v Ceníku (nachází se v hl. menu) v pravém horním rohu klikne na 3 tečky a zvolí se Synchronizace s BackOffice. -
Pokladní zařízení -> Backoffice
Stejně tak i úpravy položek provedené v zařízení se po uložení nahrají do Backoffice. Následná synchronizace ceníku na jiném zařízení pod stejným účtem si pak nahraje položky s těmito provedenými úpravami.
Omezení synchronizace položek
Pokud používáte více pokladen pod jedním email účtem a chcete, aby každá pokladna zobrazovala jiné položky lze to možné docílit nastavením Omezení synchronizace.
- V Nastavení - Data a Synchronizace klepněte na Omezit synchronizaci položek
- Na jedné pokladně si nastavte štítek, např. pokl1
- Na druhém zařízení si nastavte štítek jiný, např. pokl2
- Při založení položky pak následně použijte štítek, odpovídající pokladně na které chcete položku zobrazit
Práce se štítky u položek
- Při vytváření nové položky se štítek automaticky vloží podle nastavení dané pokladny
- Změny štítků lze provádět i v Backoffice
- Pokud chcete, aby položka byla vidět na všech pokladnách i při nastavení filtrů, nastavte 2 štítky k položce. Např. pokl1 tak i pokl2
Funkční klávesa pro ruční synchronizaci
Pro pohodlnější přístup k synchronizaci dat můžete přidat funkční klávesu přímo do rozhraní pokladny.
Změna jazyku aplikace
Jazyk aplikace je automaticky zvolen dle jazyka celého zařízení. Změnu jazyka zařízení lze provést v osobním nastavení zařízení Android. V hlavním menu zařízení otevřete nabídku Nastavení a v části Systém zvolte volbu Jazyk a zadávání. Stiskněte na možnost jazyk a z nabízeného seznamu vyberte požadovaný jazyk.
Podporované jazyky
- Angličtina (výchozí)
- Čeština
- Polština
- Slovenština
- Vietnamština
- Španělština
- Indonéština
- Ruština
- Zjednodušená čínština
Měny a konverze
V této sekci nastavení máte možnost vybrat a změnit výchozí měnu, ve které bude pokladna primárně pracovat. Pokud potřebujete pracovat s více měnami, můžete nastavit až dvě alternativní měny. U každé z nich je třeba nastavit požadovaný kurz.
Aplikace poté na účtence vytiskne ceny v primární měně a současně provede přepočet na obě alternativní měny.
Nastavení alternativní měny a kurzu
Kurz je nutné nastavit na základě kombinace, která měna je primární a která alternativní.Tip: Kurz si můžete zjistit např. i pomocí Google vyhledáním 1 EUR in CZK
Pokud druhá alternativní měna je stejná jako první nebo primární měna, nebude tisnuta.
Nastavení plátce DPH
Pokladna pracuje jak v režimu pro plátce i neplátce DPH. Z neplátce DPH se dá pak bezproblémově přejít na plátce DPH jen změnou nastavení.
Nastavení plátce - neplátce DPH
V Nastavení > Chování a vzhled pokladny > Jsem plátce DPH zvolte odpovídající možnost. Nastavení se projeví okamžitě.
Rozdíly pro plátce a neplátce
- Pokladna v KLASIK režimu nenabízí výběr daňové sazby
- Ceny ve správě položek se zadávají pouze v prodejních cenách
- Přehledy prodeje neobsahují přehled a rozdělení podle DPH
- Výše DPH ani základ daně se nezasílá na EET
Nastavení sazeb
Pro zjednodušení je možné omezit nabízené sazby DPH v nastavení
V Nastavení > Pokladna > Sazby DPH zadejte sazby DPH, které chcete nabízet. Formát zadání musí být v desetinném čísle, ve formátu např 1.21 pro 21% sazbu, 1.15 pro 15% sazbu a 1.0 pro 0% DPH.
Jednolivé sazby zadejte oddělené čárkou. Např. výchozí je "1.21,1.15,1.10,1.0"
Změna DPH u položek
Zkontrolujte si, že u každé položky máte správně nastavenou sazbu DPH a není výchozí hodnota 0%. Hromadnou změnu DPH u položek v ceníku můžete například provést v Backoffice pomocí exportu a importu dat.
Nastavení výpočtu DPH
Podle § 37 písm. b) zákona o DPH ve znění účinném od 1. 4. 2019 se daň vypočte jako rozdíl mezi částkou odpovídající výši úplaty a částkou, která se vypočítá jako podíl výše úplaty a koeficientu 1,21 v případě základní sazby daně, koeficientu 1,15 u první snížené sazby nebo 1,1 u druhé snížené sazby daně.
Dle přechodných ustanovení lze do konce září 2019 počítat daň shora „po staru“, tedy způsobem platným do konce března 2019. Níže uvádíme na příkladu oba způsoby výpočtu DPH shora, kdy cena včetně DPH činí Kč 70 000,- a sazba daně je 21 %.
Výpočet DPH shora do 31. 3. 2019 a dle přechodných ustanovení možný do konce září 2019:
daň = 70 000 x (21 : 121 = 0,1736) = 12 152, základ daně = 70 000 – 12 152 = 57 848.
Výpočet DPH shora od 1. 4. 2019 a dle přechodných ustanovení jediný možný od 1. 10. 2019:
daň = 70 000 – (70 000 : 1,21) = 12 149, základ daně = 57 851 (70 000 : 1,21).
V Nastavení > Chování a vzhled pokladny > Výpočet základu DPH si zvolte Výpočet základu dělením.
Ze zákona o DPH
§ 37 Výpočet daně u dodání zboží a poskytnutí služby
- Daň se vypočte jako součin základu daně a sazby daně. Vypočtená daň se může zaokrouhlit na celé koruny způsobem, že částka 0,50 Kč a vyšší se zaokrouhlí na celou korunu nahoru a částka nižší než 0,50 Kč se zaokrouhlí na celou korunu dolů. Cena včetně daně se pro účely tohoto zákona vypočte jako součet základu daně a vypočtené daně.
- Daň může plátce rovněž vypočítat z úplaty za zdanitelné plnění, která je včetně daně, nebo z částky stanovené podle § 36 odst. 6, která je včetně daně, a koeficientu, který se vypočítá jako podíl, v jehož čitateli je číslo 21 v případě základní sazby daně nebo číslo 15 v případě první snížené sazby daně nebo číslo 10 v případě druhé snížené sazby daně a ve jmenovateli součet údaje v čitateli a čísla 100, vypočtený koeficient se zaokrouhlí na čtyři desetinná místa, vypočtená daň se může zaokrouhlit podle odstavce 1. Cena bez daně se pro účely tohoto zákona dopočte jako rozdíl částky za zdanitelné plnění obsahující daň a vypočtené daně po případném zaokrouhlení.
Nastavení skladu
Sklady slouží k vedení základní evidence o skladových zásobách na provozovně. Pro správnou funkci skladů je nutné poctivě vést skladovou evidenci, nasklaďnění, odpisy a pravidelné inventury. Vedení skladů je často velmi administrativně náročné. KASA FIK poskytuje funkce jak vedení skladu v provozu zjednoušit a zpřehlednit.
Pokladna primárně pracuje s výchozím skladem na zařízení. Každá pokladna si tak vede svůj vlastní sklad.
Nastavení sdíleného skladu
Funkce sdílených skladů je dostupná ve verzi PREMIUM
Pokud chcete sdílet sklad mezi více pokladnami a mít přehled o stavech v Backoffice je nutné nastavit pokladny, aby sdílely stejný Výchozí sklad.
- Na pokladně v Nastavení > Pokladna > Výchozí sklad vyberte ze seznamu Sklad, který chcete využít.
- Akci opakujte na jiné pokladně, na které chcete odečítat ze stejného skladu.
Nové pohyby se nyní budou projevovat v nastaveném výchozím skladu. V Backoffice tak uvidíte pohyby souhrně. Jednotlivé skladové pochyby se nekopírují mezi zařízeními, ale pouze informace o změnách se propisuje v intervalech do Backoffice.
Prodej komisního zboží
Koho se týká: Bazary a zastavárny, kteří jsou plátci DPH a přijímají platbu hotově nebo šekem. Metodické vysvětlení na stránkách etržby.cz
Proč evidovat komisní prodej
Zvláštní režim pro prodej komisního zboží je daňový režim, který umožňuje plátcům DPH odvádět daň z přidané hodnoty pouze z přirážky, kterou si při prodeji zboží účtují. Základem daně je tedy rozdíl mezi prodejní cenou a pořizovací cenou zboží.
Dle metodiky Finanční správy, poplatník musí hlásit v datové větě DPH odděleně ve zvláštním režimu. DPH se odvádí jen z přirážky a tato skutečnost se musí uvést v hlášení na EET. Dále se netiskne výše DPH na účtence, aby si kupující nemohl odečíst DPH.
Postup vytvoření položky - Varianta A
- Založte si novou položku v sekci Ceník a zvolte typ položky jako Komisní zboží
- V případě, že pokaždé prodáváte jiné zboží s jinou cenou, zvolte v záložce Ceny > Vyžádat zadání ceny
- Uložte nově vytvořenou položku
Prodej komisního zboží
Při prodeji dané položky budete vyzvání na zadání nákupní ceny. Následně se provede výpočet DPH jen z rozdílu nákupní a prodejní ceny.
Nastavení funkční klávesy - Varianta B
- Otevřete aplikaci a zvolte KLASIK nebo PLUS
- Podržte prst nad funkční klávesou
- V nově otevřeném okně si nastavte název klávesy, např. "Komise"
- Do pole Hodnota/PLU/Text vložte popis, který bude uveden na účtence
- Zaškrtávacím tlačítkem zvolte, že se jedná o Komisní prodej
Nastavení vlastního formátu čísla účtenek (číslování účtenek)
Program KASA FIK umožňuje obchodníkům nastavit si svůj preferovaný formát účtenek v Nastavení – Chování a vzhled pokladny – Formát čísla účtenky. Číslo účtenky používané v programu má tyto pravidla:
- Numerická hodnota čísla účtenky nesmí přesáhnout 2147483647
- Číslo účtenky může obsahovat pouze číslice
- Nesmí začínat na číslici nula (0) – počáteční nuly budou ignorovány
Nastavení formátu
Pro nastavení používáme následující formátování pomocí %05d. Toto znamená, že doplňované číslo bude mít 5 pozic a bude před nimi 0 na vyplnění.
Příklady formátu čísla účtenky s poř. číslem 306 bude vypadat následovně:
- 2020%05d – výsledné číslo účtenky bude 202000306
- 2020%04d – výsledné číslo účtenky bude 20200306
- 2020%d – výsledné číslo účtenky bude 2020306
- %04d2020 – výsledné číslo účtenky bude 3062020
- %04d002020 – výsledné číslo účtenky bude 306002020
- 11%04d2020 – výsledné číslo účtenky bude 1103062020
Pro nastavení na nový účetní rok dostačuje změnit pouze začátek formátu změnou na aktuální rok a případně pak pořadové číslo viz následující kapitola.
Zvláštní režim pro prodej použitého zboží
Zvláštní režim vychází z § 90 Zákona o dani z přidané hodnoty 235/2004 Sb. V případě prodeje dle zvláštního režimu zatěžuje daň z přidané hodnoty pouze obchodní přirážku. Ta je stanovena jako rozdíl mezi prodejní cenou obchodníka a pořizovací cenou tohoto zboží. Vzhledem k těmto skutečnostem následně není v tomto režimu základ daně a daň uváděna na účtence a není ani odesílána na finanční správu.
Postup vytvoření položky ve zvláštním režimu
- Založte si novou položku v nabídce Ceník a zvolte stav zboží jako Použité zbožíí
- V případě, že pokaždé prodáváte jiné zboží s jinou cenou, zvolte v záložce Ceny > Vyžádat zadání ceny. Pokud vám stačí na všechno použité zboží pouze jedna položka, doporučujeme si ji pro usnadnění a zrychlení prodeje přidat pod funkční klávesu pomocí PLU (návod). V nabídce Ceny zvolte správnou Sazbu DPH (zvláštní režim je pouze pro plátce DPH, je tedy nutné mít v nastavení zapnuto plátcovství a vyplněné sazby, návod naleznete zde).
- Uložte nově vytvořenou položku
Následně pokud je na účtence položka s tímto nastavením, je účtenka odeslána a vytištěna ve zvláštním režimu pro prodej použitého zboží.
Prodej komisního zboží
Pro správnou funkci prodeje ve zvláštním režimu je nutné používat verzi aplikace 1.161 nebo vyšší
Prodej s evidencí zákazníka s pozdějším zůčtováním
Aplikace KASA FIK umožňuje evidenci zákazníků u každé účtenky a poskytuje data pro následné zůčtování.
Kdy použít
- Prodeje s pozdějším zůčtováním - například na fakturu
- Prodej VIP zákazníkům
- Jídelny a bufety pro zaměstnance
Kroky k nastavení
- V Nastavení - Funkce si zvolte které platební metody akceptujete podle potřeb. Například Hotovost, Zálohová Faktura, Faktura
- V případě, že chcete zakázat vystavení účtenky bez nastaveného zákazníka zvolte V Nastavení - Pokladna - Vyžadovat zadání zákazníka
Prodej
Každá vystavená účtenka bude muset mít vybraného zákazníka. Zaveďte si do systému zákazníky a při prodeji provedete výběr ze seznamu zákazníků. V případě, že zákazník neexistuje, je nutné je zavést.
Výstup prodeje / reporty
Přehled prodeje podle zákazníků naleznete v Backoffice. Vyberete si časový úsek a systém Vám poskytne report podle obratu zákazníka za zadané období.
Tipy pro rychlé zadnání
- Můžete si nastavit funkční klávesu pro rychlé nastavení zákazníka
- Zákazníka lze identifikovat zákaznickou kartou s čárovým kódem, QR kódem nebo čipovou kartou pomocí připojené čtečky
Funkce je dostupná od verze 1.163 a novější ve verzi PREMIUM
Zaokrouhlování
Ve výchozím nastavení se neprovádí zaokrouhlení. Pokud chcete výslednou částku na účtu zaokrouhlit, lze přidat na účet automaticky vypočítané zaokrouhlení. Zaokrouhlení se používá matematické, tzn. 0,5 se zaokrouhlí nahoru. Zaokrouhluje se celý účet, jednotlivé položky jsou zaokrouhleny na 2 desetinná místa.
Jak nastavit zaokrouhlení
- V nastavení pokladny vyberte možnost "Chování a vzhled".
- V sekci "Zakrouhlování" vyberte možnost "Přidat položku zaokrouhlení"
Na každé účtence bude vedena nová položka Zaokrouhlení
Platby kartou nejsou zaokrouhleny díky regulaci bank.
Platební metody - způsob platby (faktura, stravenka atd.)
Aplikace eviduje u každé účtenky i jednotlivé položky způsob, jakým byla provedena úhrada. To se následně používá v přehledu prodeje tak i v Backoffice.
Obchodník si může určit, které způsoby plateb akceptuje. To lze učinit v Nastavení - Měny a platební metody. Individuálně lze jednotlivé možnosti vypnout nebo zapnout.
Úhrada faktury v hotovosti za vydanou fakturu
Pokud potřebujete evidovat úhradu hotovostní faktury, zapněte si volbu Nastavení - Měny a platební metody - Faktura - Placeno Hotově.
Při prodeji jako formu platby uveďte Faktura v hotovosti. V přehledech prodejů bude následně tato platba rozdělena a účetní může správně platby zaevidovat ve svém účetním programu. U přijmutí hotovosti za již vydanou fakturu, je nutné nastavit správné DPH pro správnou evidenci na zařízení a do poznámky při výběru typu platby uvést číslo faktury. Na účtence bude uveden nápis: "Úhrada Faktury"
V určitých situacích doporučujeme na doklad, do tiskové hlavičky uvést, že se nejedná o Daňový doklad. Mohla by totiž vzniknout situace, kdy příjemce faktury má jak fakturu tak i daňový doklad z pokladny. Účtenka z pokladny totiž může sloužit jako daňový doklad, pokud obsahuje všechny náležitosti.
Dělení platby
Pokladna podporuje rozdělit platbu na různé způsoby. Například platba stravenkou a doplatek hotovosti nebo platba z kreditního účtu zákazníka a doplatek.
Při prodeji pak zvolte Kombinovanou platbu a rozdělte platbu, jak potřebujete (stravenka, platební karta, hotovost atd.) Pokud nevidíte další možnosti platby (např. hotovost) můžete přidat způsoby platby které chcete rozdělit. Kombinovat lze více způsobů platby, stačí tlačítkem PŘIDAT PLATBU přidat na seznam odpovídající způsoby. Zbylá částka k platbě bude započítána jako hotovost.
Vyvolávací systém objednávek
Vyvolávací systém umožňuje obsluze vyvolat připravenou objednávku nebo čekajícího zákazníka přímo z pokladny nebo terminálu. Vyvolané číslo se přímo zašle na obrazovku.
Nastavení pokladny a propojení
- Nainstalujte aplikaci pro vyvolávání na externí zařízení/monitor
- Při spuštění aplikace se zobrazí konfigurační kód - 8 znaků začínající na písmenem Q - jedná se o identifikaci fronty
- Poskytnuté ID fronty zadejte na pokladně v Nastavení - Expertní nastavení - Vyvolávací fronta. Tímto krokem provedete spárování pokladny a příslušného displeje.
- Následně se zpřístupní nové tlačítko na úvodní obrazovce pokladny a funkční klávesy pro nastavení fronty
- Využijte funkčních kláves a nastavte si novou klávesu pro zobrazení obrazovky na vyvolání fronty
Zaslání informací o vyvolání na více obrazovek
Pokud využíváte více vyvolávacích front, oddělte je čárkou v nastavení fronty v pokladně. Pokladna pak následně pošle informaci do více spárovaných obrazovek. KASA FIK podporuje až 5 externích obrazovek. Například Q101.1111.123,Q999.8888.222
Alterntivní název pro fronty
Při použití více displejů je vhodné pojmenovat displeje názvem, místo čísla fronty. Jako odělovač použíjte dvojteču.
Příklad formátu je Q101.1111.123:DISPLAY A,Q999.8888.222:B
Viz následující příklad:
Doporučené externí zařízení
Aplikaci na zobrazení vyvolávacích čísel lze nainstalovat na jakékoliv Android zařízení. Pro zobrazení na externích obrazovkách nebo televizorech doporučujeme Android HDMI stick nebo Android Media Center, s verzí 5.1 a novější. Zařízení lze připojit přímo k televizi-monitoru.
Využití ovládací webové stránky
Aplikaci pro vyvolávání lze ovládat i pomocí integrované webové stránky. Otevřete prohlížeč s IP adresou zařízení na portu 55769. IP adresa se automaticky zobrazí při startu aplikace. Stránku lze zobrazit na mobilním zařízení, tabletu nebo PC.
Využití URL API
Externě lze použít i API pro zobrazení textu na vyvolávací obrazovce. Stačí zavolat dotaz s následujícími parametry:
curl "http://192.168.xxx.xxx:55769/?order_number=502&pickup_place=text&message=text"
Nastavení terminálů - mobilních číšníků
Pokladny mohou být propojeny společně do jedné sítě tak, že sdílejí informace o objednávkách, otevřených stolech a účtech zákazníků.
Funkce je dostupná pouze v tarifu PREMIUM
Princip propojení pokladen v síti
Jedna z pokladen na provozovně se přepne do režimu SQL Server. Následně ostatní pokladny přistupují k datům uloženým na primární pokladně (serveru) a ukládají data na jedno místo. Klienti (nebo-li terminály) musejí mít dostupné připojení a nefungují, pokud není dostupné připojení na hlavní pokladnu.
Omezení
- Pro správnou funkčnost je důležité mít kvalitní pokrytí WiFi signálem na celé provozovně. Terminály nemohou měnit objednávky pokud není přistupné připojení na hlavní pokladnu.
- Hlavní pokladna, která slouží jako SQL server musí mít statickou IP adresu a nesmí být konfliktu s jiným zařízením
- Hlavní pokladna musí mít stejnou verzi aplikace, jako terminály. Nelze provozovat různé verze aplikací v síti.
- Maximální počet terminálů v síti neni omezen, ale doporučujeme mít cca do 5 terminálů na jednu hlavní pokladnu. V případě více terminálů je vhodné vyčlenít SQL server na vyhrazený server.
- EET se odesíla ze zařízení, na kterém je uzavírán účet. Tzn. pokud chcete uzavírat účty přímo na terminálu (mobilním číšníkovi) je nutné mít nahrané certifikáty přímo v mobilním číšníku.
- Nepoužívá se výpočet nákupních cen (ziskovosti) na základě posledního naskladnění
- Některé servisní funkce je nutné provádět na hlavní pokladně
Terminologie
- SQL Server. Na SQL Serveru jsou uložena všechna data a ostatní klienti přistupují a mění data na serveru.
- Jako SQL Server může sloužit Hlavní pokladna, která sdílí svá data.
- SQL klient, nebo-li terminál nebo mobilní číšník - přistupují na server a jakékoliv změny v reálném čase sdíli přes server.
Nastavení pokladen
- Jakoukoliv pokladnu můžete přepnout do režimu SQL serveru v Nastavení - Expertní Nastavení - Režim provozu SQL změnte na SQL režim server
- Na terminálech, které se mají připojovat k hlavní pokladně zvolte SQL režim klient/terminál
- Na terminálech zadejte IP adresu v Nastavení - Expertní Nastavení - Adresa SQL serveru ve formátu tcp://xxx.xxx.xxx.xx - například tcp://192.168.1.22
- Následně ukončete pokladní aplikaci a znovu otevřete
Sdílení dat
Po správném nastavení cené sítě pokladen všechny pokladny sdíli data o účtenkách/objenávkách. Aplikace nesdílí informace o položkách, cenách, ani kategoriích. Je to z důvodu zrychlení celého používání aplikace. Z tohoto důvodu je nutné v případě změny položek/cen provést ruční synchronizaci na všechna zařízení.
Jsou sdíleny pouze informace otevřených objednávkách a vystavených účtenkách.
Nastavení tisku
Řazení tisku se nastavuje zvlášť na hlavní pokladně i terminálech. Terminály mohou tisknout účtenky přímo u své tiskárně nebo na tiskárně v kuchyni nebo hlavní síťové tiskárně.
Vyvolávací bezdrátový pager systém
Vyvolávací bezdrátový pager systém je systém založený na bezdrátových přijímačích, tvaru menšího disku, které je možné předat klientovy nebo jej mít na určitých místech a podle světelné, zvukové či vibrační signalizaci klient pozná, že je jeho objednávka hotova. Vyvolávací systém je možné používat jak samostatně, tak v integraci s vyvolávacím systémem pokladního systému KASA FIK.
Vlastnosti:
-
až 999 možných zařízení na jeden vyvolávací systém
-
signalizace vibrací, pípáním a světelným blikáním
-
bezdrátové párování a nastavování frekvencí
-
velmi jednoduchá obsluha a instalace
-
moderní design
-
integrace s vyvolávacím systémem KASA FIK
Kreditní účet zákazníka (online)
Pokladna umožňuje vést evidenci kreditu (peněženky) pro každého zákazníka online s možnosti sdílení mezi pokladnami.
Funkce je dostupná v licenci KASA FIK PREMIUM
Možnosti využití
- Evidence stavu bodového účtu zákazníka (přičtení bodů při každém nákupu a následně čerpání bodů)
- Evidence nákupních slev, jako 10x nákup, 1x zdarma
- Evidence vstupů (např. předplaceno 10 vstupů)
- Evidence kreditu (např. koupě a čerpání 1000 Kč kreditu)
Princip evidence kreditu
Každý zákazník evidovaný v pokladně může mít přiřazen kreditní účet. Kreditní účet obsahuje evidenci stavu konta, které je možné evidovat jak v bodech, nebo i různýcm měnách. Pokladna KASA FIK podporuje evidenci jak bodových stavů konta tak měnového kreditu (CZK, EUR apod.)
Kreditem rozumíme jakýkoliv hodnotový stav, ať již se jedná o měnu nebo body. Evidence kreditu probíhá online a v době prodeje - odečtu z účtu je nutné, aby pokladna byla připojena online. V offline režimu nelze provádět evidenci, aby se zabránilo případnému negativnímu stavu konta.
Rozdíl mezi kredity a body
- Kreditem nebo Kreditní peněženkou se rozumí forma platidla, kdy zákazník může provést platbu odečtením kreditu.
- Body jsou používány jako odměna za nákup. Body lze následně uplatnit při nákupu nebo zákazníka přesunout do slevové skupiny
Formát čísla kreditního účtu
- 4XX-XXXX-XXY
Číslo bežného kreditního účtu je vždy 10 čísel. Začíná na číslici 2 a poslední číslice je kontrolní LUHN. Kreditní účet je vždy generován pro zákazníka z aplikace (z karty zákazníkem, stisknutím tlačítka generovat).
Zapnutí evidence kreditu
V Nastavení, Platební metody a měny zapněte volbu: Zákaznický kreditní účet
Nastavení zákazníka
U každého zákazníka, u kterého chceme evidovat kredit, je nutné vytvořit kreditní účet.
Kreditní účet zákazníka (lokální)
V aplikaci KASA FIK lze evidovat kreditní účet se stavem peněžních prostředků u každého zákazníka evidovaným v systému.
Funkce je dostupná od verze 1.174 s licencí PLUS nebo PREMIUM
Lokální kreditní účet byl plně nahrazen online kreditním účtem. Pokladny mohou mezi sebou sdílet stavy kreditních a bodových účtů online.
V kontextu EET se tržba eviduje jako nabití elektronické peněženky - viz metodika Finanční správy - nebo náš manuál Prodej poukázek
Nastavení
- Povolte v Nastavení - Platební metody zapněte možnost Zákaznický kreditní účet a Kombinovaná platba/dělení
- Ujistěte se, že máte zapnutou podporu Správa zákazníků (CRM)
Při prodeji
- Při otevřeném účtu klepněte na tlačítko PŘIŘADIT ZÁKAZNÍKA, vyberte nebo založte nového zákazníka
- Následně se pod tlačítkem zobrazí stav zákaznicého účtu
- Při platbě zvolte metodu platby Kombinovaná platba/dělení a do pole Zákaznický kreditní účet zadejte částku, kterou chcete odečíst z účtu zákazníka. Zaplacením se provede odečet z kreditního účtu zákazníka.
Zavedení položky pro doplnění kreditu
- Pro přidání hodnoty na účet zákazníka je nutné zavést novou položku, která bude mít v Typu položky nastaveno: Prodej/dobití kreditu. Cena může být nastavena, nebo může být nastavena jako Vyžadovat zadání ceny.
- Při prodeji vyberte nově založenou položku a zvolte typ platby. Použijte jiný, než Kreditní účet (logicky, nelze načerpat účet opět platbou z kreditního účtu)
- Pozor na správné nastavení sazby DPH u plátců DPH. Sazbu prodeje/dobití kreditu prosím konzultujte se svou účetní/daňovým poradcem.
Nastavení zaměstnanců - přístupová práva
Pro bezpečný přístup a zajištění ochrany dat aplikace vyžaduje po každém uživateli přístupový PIN. Aplikace umožňuje zavést více uživatelů pod jedním zařízením a jednoduše mezi uživateli/zaměstnanci přepínat.
Při instalaci aplikace je automaticky založen uživatel Admin, kterého nelze smazat. Uživatel Admin má maximální práva pro všechny operace se zařízením. Základní PIN jsou 4 nuly "0000", lze jej v nastavení účtu změnit.
- V ZAMĚSTNANCI si můžete zobrazit přehled všech zaměstnanců a přidat nového uživatele.
- Každý uživatel/zaměstnanec používá své nastavení
- Přepínání uživatelů probíhá na hlavní obrazovce v horní části tlačítkem ZMĚNIT.
Zapnutí možnosti více uživatelů
Uživatelská práva / Přístupová práva
Pokud chcete, aby vaši zaměstnanci měli jen omezený přístup a nemohli tak zasahovat do nastavení aplikace, je možnost nastavení práv každého zaměstnance, který se bude přihlašovat pod svým přihlašovacím pinem.
Stejně, tak pokud chcete mít nastavení chráněna před cizím nebo nechtěným upravením, je dobré mít kompletní přístup do aplikace pod jiným pinem, než pod kterým zařízení běžně používáte.
V základu je možnost prodávat a vytvářet účtenky.
Funkce, které jsou omezeny a je možnost k nim povolit přístup:
- Povolit správu uživatelů - možnost upravovat a přidávat účty uživatelů
- Povolit přidávat/měnit položky - možnost dělat úpravy v ceníku aplikace
- Povolit zobrazení přehledu tržeb
- Povolit zobrazení historie účtenek
- Povolit zobrazení aktuálního stavu pokladny
- Povolit stornovat účtenky
- Povolit změny/storno v uložených položkách
- Povolit změnu nastavení
- Povolit naskladnění
- Povolit poskytnout slevy
- Testovací účet
Při výběru PINu dbejte na to, aby ideálně nezačínal stejně, jako někoho jiného. Např. kdyby měl jeden uživatel PIN 1234 a druhý 12345, načtete vždy jen prvního uživatele s pinem 1234.
Nastavení nové uživatele a přidělení práv
Přihlášení jako jiný uživatel
Prodej s evidencí spotřební daně
Funkce vyžaduje licenci PREMIUM. Verze aplikace od 1.177
Nastavení podpory spotřební daně
- Ve aplikaci KASA FIK POKLADNA, Nastavení - Funkce - zapněte volbu Evidence spotřební daně
- V editaci položky (ceníku) nyni v záložce Ceny uvidíte pole Spotřební daň, do které zadejte hodnotu spotřební daně pro daný produkt. Hodnota spotřební daně je na jednotku dané položky. Tzn. pokud prodáváte alkohol 50% a výše spotřební daně je 162 Kč na litr, zadejte do pole 81.
Jak vypadá účtenka
Na výsledné účtence bude uvedena jednotková cena, výše spotřební daně a celková spotřební daň.
Zadávání variabilního symbolu
Pokud potřebujete přidat na účtenku var. symbol, použijte funkci poznámka.
Klasifikace prodeje
Pokud si přejete mít rozděleny prodeje podle typu v denních/směnových přehledech podle skupiny (klasifikace nebo kategorizace) je možné nastavit vyžadování klasifikace při prodeji nebo u dané položky.
Obsluha bude následně vyžádána, aby zadala při každém prodeji o jaký druh/klasifikaci prodeje se jedná. Klasifikace nemá vliv na výpočet DPH ani jiné nastavení. Klasifikaci prodeje lze také nastavit na Funkční klávesy.
Použití kategorizace
- Na jednotlivé položky
- Funkční klávesou na celou účtenku
- Vynutit při prodeji na celou účtenku
Příklady typického využití
- Interní rozdělení podle prodeje z Okýnka/Rozvoz/Na provoze
- Evidence obratu na kuchyni nebo bar
- Rozlišení druhů doručení, jako např. Wolt/Bolt/Hulahop atd...
Příklad 1: Pokrm řízek, může být v kategorii Jídla, ale obluha může při prodeji vybrat kategorizaci ROZVOZ nebo S_SEBOU.
Příklad 2: Pokrmy jsou členěny v kategoriích Jídla, předkrmy, deserty. Nápoje jsou v kategoriích Alkoholické nápoje, Piva, Vína. U položek které jsou objednány nastavte kategorizaci KUCHYNE a u nápojů kategorizci BAR. Následně v přehledech budete souhrn obratu pro Kuchyni a Bar.
Aktivace povinné klasifikace prodeje
V tomto případě povinné klasifikace bude vždy vyžadováno při prodeji jak má být daná účtenka klasifikována. Pokud si chcete volitělně /jen někdy/ nastavit klasifikaci, použíjte Funkční klávesy nebo klasifikaci při položce.
V Nastavení / Chování a vzhled pokladny / Vyžadovat klasifikaci prodeje. Následně můžete si zvolit vlastní kategorie v Klasifikační možnosti. Různé volby oddělte čárkou.
Následně při prodej a vystavení účtenky aplikace vyzve ke klasifikaci:
V přehledech prodeje následně uvidíte rozpis:
Prodej doplňků, příplatků a přísad
Přidávání položek lze rozšířit o vyzvání obsluhy k přidání doplňků, příplatků a přísad při prodeji. Doplňky mohou - ale nemusí - mít nastavenou cenu (mohou být zadarmo).
Příklady použití:
- Kombinace častých příopatků v gastronomii, například přísad na pizzu
- Denní menu s možností výběru prodeje bez polévky, s polévkou atd.
- Doplnění prodej o vouchery, produkty zadarmo k položce
- Happy hours
Funkce je dostupná v licenci PREMIUM
Možnosti nastavení a seskupení příplatků
- Oddělením příplatků pomocí funkční klávesy
- Automatické nastavení nabízení příplatků obsluze při prideji
Možnost 1) Nastavení funkční klávesy
Přidejte si novou funkční klávesu a zvolte funkci: Spojit položky jako doplňky (nahoru). Nyný, když přidáte položky na účet a následně zmáčknete na novou funkční klávesu, budou posledně přidané položky spojeny dohromady.
Možnost 2) Nastavení automatické položky na pokladně
- Vyberte položku v ceníku, u které chcete použít doplňky
- V záložce Doplňky a příplatky zvolte ktere doplňky chcete pro danou položku použít. Lze vybírat položky
- z kategorie
- podle štítku - štítky mají výhodu, že lze kombinovat nabízené položky z jiných kategorií. Lze použít i více štítků, oddělených čárkou.
- prodejní skupiny
- konkrétní doplňky výběrem položky
- Uložte položku tlačítkem ULOŽIT
Nastavení položky v Backoffice
U položky zvolte záložku Doplňky a příplatky. Vyberte kategorii kterou následně pokladna bude vybízet při prodeji.
Postup při prodeji
- Vyberte danou prodejní položku
- Aplikace vyzve obsluhu k přidání položek
- Položky jsou vloženy jak doplňky pod hlavní produkt
- V případě dělení nebo přesunu položek na jiný účet se zchovává položka dohromady s doplňky.
Struktura menu Nastavení
Firemní údaje
- IČO
- DIČ
- Název firmy
- Typ provozu
- Tel. číslo
- PSČ provozovny
- Země
Chování a vzhled pokladny
- Pojmenování zařízení
- Pobočka
- Výchozí sklad
- Řazení položek
- Interní řazení drag/drop ID
- Barva položky
- Název položky
- ID položky
- PLU/Barcode
- EAN 13
- Cena
- Fakturace
- Počet dlaždic na řádku v PLUS
- Email pro zásílaní přehledů
- Maximální hodnota účtu
- Popis u položky jako poznámku
- Zakázat uzavření s objednávkami
- Přidat položky zaokrouhlení
- Vyžadovat zadání zákazníka
- Interval automatického odhlášení
- Firmát čísla účtenky
- Pořadové číslo účtenky
- Pořadové číslo dodáku
Klasifikační možnosti
- Vyžadovat klasifikaci prodeje
- Klasifikační možnosti
Nastavení Daně
- Plátce DPH
- Sazby DPH
- Velkoobchodní režim
- Evidence spotřební daně
Platební metody a měny
- Primármí měna
- Prodej v jiné alternativní měně
- Alternativní měna
- Kurz alternativní měny
- Evidovat platební metody
- Hotovost
- Platební karta (Sumup)
- Platební karta
- Platební karta (Ingenico mPOS)
- Poukázky
- Stravenky
- Faktura
- Faktura - placeno hotově
- Zálohová faktura
- Šek
Speciální možnosti úhrady
- Kombinovaná platba/dělení
- Zák. kreditní účet
- Vyskladnění zboží
- Remitenda
- Dodací list (neplaceno)
- Centrální objednávka (neplaceno)
- Zkušební platba (neplaceno)
Data a synchronizace
- Nastavení přístupových údajů
- Aktualizace položek při otevření
- Omezit synchronizaci na štítek
- Ruční synchronizace
- Odeslat data do Backoffice
- Načíst položky/kategorie z Backoffice
- Načíst/obnovit historii účtenek z Backoffice
Tiskárny
- Přidat tiskárnu
Nastavení tisku
- Automatický tisk účtenek
- Rychlé placení bez náhledu
- Tisknout způsob platby
- Tisknout poznámky položek
- Tisknout poznámky účtenek
- Tisknout alternativní název
- Tisknout kód PLU
- Tisknout kód EAN
- Tisknout spropitné
- Tisková hlavička
- Tisková patička QR kód
- Tisk platebního QR kódu
Logo
- Tisknout logo
- Nastavit obrázek na účtenku
Uzávěrky
- Tisknout uzávěrku
- Produkty na uzávěrce
- Kategorie na uzavěrce
- Skupiny na uzávěrce
- Přehled zisku
- Stornované položky bez zaplacení
Funkce
- Grafická mapa stolů
- Správa zákazníků (CRM)
- Přihlašování zaměstnanců
- Docházka
- Funkční klávesy
- Rozšířené PLU kódy o písmena
- Online skladové hospodářství
- Cenové hladiny
- Správa stavu objednávek
- Více IČ na zařízení
Expertní nastavení
- Zálohovat / exportovat data
Periferie
- Zákaznický display
- Obchodní váha
- Platební terminál
- ČSOB mPOS Blueterm
Integrace a propojení
- Údržba ČSOB Blueterm terminálu
- URL pro import objednávek
- Režim provozu SQL
- Adresa SQL serveru
- Hulahop objednoací služba
- Vyvolávací fronta
Ostatní
- Seznam novinek a vylepšení
- Kód partnera
- Expert zona
Zákaznický učet - sbírání bodů
Body v pokladní aplikaci jsou skvělým nástrojem pro budování loajality zákazníků. Mohou být použity k tomu, aby zákazníci zůstali pravidelnými zákazníky, nakupovali více a doporučovali vaši společnost svým přátelům a rodině.
Zde jsou některé z důvodů, proč je vhodné používat body:
- Zvýšení loajality zákazníků: Body jsou skvělým způsobem, jak ukázat zákazníkům, že si vážíte jejich podnikání. Když zákazníci vědí, že mohou za své nákupy získat body, budou pravděpodobnější, že se k vám budou vracet.
- Zvýšení průměrného nákupu: Body mohou také pomoci zvýšit průměrný nákup. Když zákazníci vědí, že za své nákupy získávají body, mohou být pravděpodobnější, že si koupí další položky, které původně neplánovali.
- Zvýšení doporučení: Zákazníci, kteří jsou spokojeni s vaší společností, jsou pravděpodobnější, že ji budou doporučovat svým přátelům a rodině. Body jsou skvělým způsobem, jak ukázat zákazníkům, že si vážíte jejich podnikání a že se vám líbí, že jsou vašimi zákazníky.
Kdy je vhodné používat body?
Body lze použít v jakémkoli typu podnikání. Jsou obzvláště účinné v odvětvích, kde zákazníci pravidelně nakupují, jako jsou restaurace, obchody s potravinami a maloobchod.
Pokud uvažujete o použití bodů v pokladní aplikaci, je důležité je správně nastavit. Zde jsou některé tipy:
- Vyberte si správné množství bodů: Množství bodů, které zákazník získává za nákup, by mělo být dostatečně vysoké, aby bylo motivací ke koupi, ale ne tak vysoké, aby bylo nepraktické je sbírat.
- Nabídněte různé způsoby, jak body vyměnit: Zákazníci by měli mít možnost vyměnit své body za různé odměny, jako jsou slevy, dárky nebo bezplatné produkty.
- Promovujte body: Zákazníci musí vědět, že vaše společnost nabízí body, aby je mohli využívat. Zveřejněte informace o bodech na svém webu, v marketingových materiálech a v obchodě.
S trochou plánování a úsilí mohou body být skvělým způsobem, jak zvýšit loajalitu zákazníků a zvýšit prodej.
Nastavení bodů u položky v ceníku
Chcete-li nastavit body v pokladní aplikaci, postupujte podle těchto kroků:
- Otevřete pokladní aplikaci a přejděte do sekce Ceník.
- Vyberte položku, u které chcete nastavit body.
- V sekci Bonusové body zadejte počet bodů, které zákazník získá při nákupu této položky.
- Uložte změny.
Zákaznické body jsou vždy celé číslo. Můžete nastavit libovolný počet bodů, který chcete. Pokud chcete, aby zákazníci získali body za nákup konkrétní položky, zadejte počet bodů v sekci Bonusové body.
Přehled o stavu bodů
Obchodník může nalézt počet aplikovaných bodů v sekci Pohledové pohyby v každé uzávěrce. V této sekci lze zobrazit přehled o prodeji a využití bodů, včetně počtu rozdělených bodů, kreditů v hotovosti a platební kartou.
Postup:
- Otevřete pokladní aplikaci a přejděte do sekce Uzávěrky.
- Vyberte uzávěrku, kterou chcete zkontrolovat.
- Přejděte do sekce Pokladní pohyby.
V sekci Pohledové pohyby naleznete přehled o prodeji a využití bodů. Mezi dalšími informacemi je uveden také počet rozdělených bodů.
U profilu zákazníka lze vidět jeho aktuální stav bodového účtu. Chcete-li to provést, postupujte podle těchto kroků:
- Otevřete pokladní aplikaci a přejděte do sekce Zákazníci.
- Vyhledejte zákazníka, kterého chcete zkontrolovat.
- V horní části obrazovky uvidíte stav kreditního účtu a bonusových bodů.
Při prodeji a načtení zákazníka pomocí zákaznické karty nebo ručně se zobrazí stav bodového účtu
Nastavení počtu sloupců s položkami
Podle velikosti displeje si můžete nastavit kolik sloupců s položkami chcete zobrazovat při prodeji. Lze nastavit v rozsahu 1-6 produktů do sloupce.