KASA FIK Backoffice

Vzdálená správa a přehled o pokladnách online.

Jak povolit notifikace v prohlížeči

Systém Backoffice umožňuje zobrazení notifikace o každé tržbě v reálném čase v prohlížeči. 

Jak povolit zobrazení notifikací

  1. V prohlížeči klepněte na zámek vedle adresy
  2. Zvolte Notifikace (Upozornění) a vyberte Povolit

Screenshot-from-2019-07-26-11-39-47.png

Přenos dat mezi účty

Data lze přenést z jednoho účtu do druhého. Použijte funkci export položek a následně pod novým účtem položky importujte.

Nastavení a provoz více poboček

Pokladny KASA FIK lze používat skrze více poboček pod jedním email účtem. 

Organizace pokladen

Pokladny a zařízení jsou organizovány do hiearchické struktury viz:

Například:

Sdílení dat mezi pokladnami

Pokladny pod stejnou skupinou poboček sdílejí ceny, položky i sklady. Pobočky pak mají každá jinou mapu stolů a tržby jsou rozděleny podle poboček. V Backoffice lze tedy vidět tržby z pokladen na stejné pobočce souhrně.

Přidání nové pobočky

V Backoffice v Nastavení - Pobočky přidejte novou pobočku. Následně na pokladně (zařízení) v Nastavení - Chování a vzhled pokladny - Pobočky vyberte nově vytvořenou pobočku.

Skupiny poboček

Skupina poboček spojuje pobočky do jedné sítě, která sdílí ceny, kategorie a zákazníky. Pokud si přejete rozdělit pobočky do různých skupin, které nesdílí data ale jsou přístupné pod jedním email účtem vytvořte si novou skupinu poboček v Backoffice - Nastavení - Pobočky.

Položky

Položky

Vytvoření položky ceníku v Backoffice

Pro užívání položek při prodeji je potřeba tyto položky vytvořit v ceníku. Lze je vytvořit na zařízení, v Backoffice nebo pomocí importu.

Postup vytvoření položky v Backoffice:

Další možnosti nastavení položky

vybrat-polozku.jpg

NastaveniPolozky.jpg

 

Položky

Využití štítků pro dodatečnou evidenci

Štítky u položek se dají využít pro seskupení položek do skupin, pro omezení synchronizace položek na jednotlivé pokladny nebo pro vytvoření přehledu prodeje.

Tipy jak nastavit štítky:

Využítí pro přehledy

Chcete-li si vytvořit report prodeje položek, které třeba mohou bát v různých kategoriích, využijte k tomu štítek. Lze třeba rozlišit položky např. vlastni-vyroba,kava apod.

Následně v přehledy - reporty - prodeje - podle štítků uvidíte prodeje podle jednotlivých štítků.

Například prodáváte velké množství kávových produktů, Cappucino, Latte, Espresso malé, Espresso velké. Nastavte u všech těchto položek štítek "kava". Následně v přehledech prodeje uvidíte kolik jste prodali porcí kávy.

Využití pro tisk na tiskárnách

V restrauračníh provozech se často tisknou některé položky z objedávky na tiskárny do kuchyně případně na bar. Pokladní aplikace umožní pomocí filtru omezit tisk položek na zadané tiskárně podle štítku. Např. u řízku si nastavte štítek: "kuchyne" a u nápojů nastavte "bar". Nasledně v aplikaci při konfiguraci tiskárny.

Využití pro synchronizaci

Štítky lze použít k omezení, které položky, nebo zákazníci se mají synchronizovat na jednotlivé pokladny.

Štítky pro vyhledávání

Pokud hledáte položky na pokladně, vyhledává se nejen v názvu ale i ve štítku. Štítky tak lze použít k vytvoření skupiny položek a pak následně podle této skupiny vyhledávat.

Sklady

Sklady

Vynulování stavu skladů

Poklad a Backoffice neustále synchronizují data o skladových pohybech. Nelze provést výmaz skladu na pokladně, aniž by došlo ke smazání stavů v Backoffice. Změny ve skladech nelze dělat zpětně (až na vyjímku naskladnění zpětně).

Pokud nechcete nulovat (resetovat) sklady pomocí inventarizace, existuje způsob jak začít evidenci od nuly jak na pokladně tak v Backoffice.

  1. Založte si nový sklad v Backoffice v Nastavení - Sklady - Přidat sklad
  2. Na pokladně proveďte ruční synchronizaci s Backffice, aby se nový sklad projevil v seznamu
  3. Následně můžete vybrat tento nový sklad v Nastavení - Chování a vzhled pokladny - Výchozí stav
  4. Od tohoto momentu se odpisy ze skladů budou propisovat do nově nastaveného skladu s výchozím stavem 

 

Nastavení výchozího/počátečního stavu v aplikaci KASA FIK  -  jděte do "Správa skladů" - následně "Stavy skladů" a stiskněte vpravo nahoře tři tečky a zvolte možnost "Reset Skladu" tím se vytvoří nová příjemka/výdejka se všemi skladovými položkami, s takovými hodnotami, aby se při uložení nastavil sklad na nulu. Stačí dát uložit (fajfka vpravo nahoře) a sklady na zařízení jsou vynulovány.

Sklady

Avíza naskladnění (vzdálené naskladnění)

Verze aplikace PLUS zahrnuje funkci pro evidenci skladu (přehled funkcí), kterou je potřeba nejprve zapnout a správně nastavit. Spravovat sklad lze následně jak přímo z pokladny, respektive pokladní aplikace, tak i z webové správy, tzv. Backoffice.

Funkce "Avíza naskladnění" je dostupná pouze s licencí PLUS nebo PREMIUM

Pokud jde o naskladňování zboží, lze ho v pokladně provést přes prodej nebo přes nabídku v hlavním menu "Správa skladu", kde kliknete na "Naskladnit/příjemky". Naskladnění na dálku přes webovou správu se nazývá "Avízo naskladnění".

Vytvoření avíza

Pmt0kzSaN394SmG5-avizo_naskl.gif

Načtení avíza v pokladně

Po uložení avíza nedojde k automatickému naskladnění, nýbrž je potřeba avízo v pokladně potvrdit.

Po uložení avíza a následném otevření pokladní aplikace se avízo přenese do zařízení a naleznete ho v nabídce Správa skladu - Avíza naskladnění (cloud). Pokud tam nebude, zkontrolujte připojení k internetu, vyčkejte několik minut a případně několikrát vypněte a zapněte aplikaci. Po kliknutí na konkrétní avízo se otevře obrazovka pro naskladnění a kliknutím na fajfku se provede naskladnění.

 

 

 

 

 

Sklady

Vynulování skladu v Backoffice pomocí inventarizace

Pokud potřebujete v Backoffice vynulovat sklady na nulu. Lze to pomocí inventarizace. Kdy se vytvoří automatické naskladnění/vyskladnění, tak aby výsledná hodnota položek byla nula. 

Postup:

1.
1menuBOskladyNastaveni.jpg

2.BOnastVyberSkladu.png

3.Reset-skladuBOnabidka.png

4.ResetSkladuBO.png

Sklady

Centrální objednávky

Centrální objedávka umožňuje pobočkám vytvořit si "požadavek" na dodání zboží. Používá se v případě, kdy jednotlivé pobočky si sami zadávají poptávku do centrály a následně z Backoffice můžete objednávku naskladnit a zavést.

Nastavení

Na pokladně, v Nastavení - Platby . zapněte volbu formu platby Centrální objednávky.

Pracovní postup objednání z pokladny

Práce s centrální objednávkou v Backoffice

  1. V Backoffice, v Historii vidíte všechny vystravené Centrální objednávky. Můžete použít filtr pro zobrazení seznamu.
  2. Kliknutím na objednávku, a následně klepnutím na tlačítko Vytvořit skladový přesun se otevře stránka s naskladněním

Screenshot-from-2021-01-18-20-58-21.png

  1.  
Sklady

Naskladnění a převod mezi sklady

V Backoffice lze provést 3 druhy skladových operací.

  1. Naskladnit na sklad online
  2. Převod mezi sklady online
  3. Vytvořit avízo naskladnění pro naskladnění na pokladně

Naskladnění na sklad online

Běžná operace, při které provedete naskladnění online v Backoffice. Změna stavu skladu se projeví v Backoffice okamžitě na vybraném skladu.

Převod mezi sklady

Používá se často při přesunu položek mezi jednotlivými sklady (pobočkovými, nebo z/na cetrální sklad). V Backoffice můžete mít založeno více skladů, mezi kterými lze skladové položky převádět. Vyberte sklad ze kterého položky chcete odečíst a cílový sklad, na který bude zboží připsáno.

Screenshot-from-2021-01-18-21-00-55.png

 

Avízo naskladnění

Jedná se jen o přípravu dodacího listu, který následně můžete na pokladně načíst a naskladnit. Používá se v případech, kdy zavážíte zboží na pobočku, a chcete aby pobočka například měla možnost opravit množství, nebo naskladnit v momentě, kdy dochází k přijetí zboží. Více o Avízo naskladnění zde.

Integrace, data a propojení

Integrace, data a propojení

Import CSV s položkami do pokladny

Do aplikace KASA FIK POKLADNA lze importovat data jednorázově i provádět jejich hromadné změny díky CSV souborům. CSV formát je standardem ve výměně dat a lze jej připravit v programech Excel, LibreOffice, OpenOffice, Google Spreadsheets nebo jiných účetních programech.

Vzor sloupců

ID,PLU,Název,Cena bez DPH,Cena s DPH,DPH sazba,Název kategorie,Štítky,Sklady,Zobrazovat,Poznámka,Jednotka
,001,Polozka cislo 1,100,121,1.21,Základní kategorie,kuchyne,A,A,,ks
,201,Polozka cislo 2 bez skladu,1000,1100,10,Další kategorie,akce,N,A,,ks
767495094344110,202,Polozka cislo 3,520,520,0,Ostatní,"kuchyne,bar,akce",A,A,,kg

Parametr "Poznámka" není dočasně možno importovat.

Poznámky k formátu importu

  • Při importu systém rozpozná oddělovače sloupců (podporované jsou tabulátor, středník, čárka)
  • Kódování doporučujeme uložit ve formátu UNICODE (Utf-8).
  • Text může být oveden v dvojitích uvozovkách
  • Prázdná pole budou ignorována. Pokud chcete smazat předešlé hodnoty nebo explicitně nastavit prázdnou hodnotu, zadejte null jako hodnotu.
  • Formát  desetinného čísla doporučujeme oddělovat tečkou, čárka může mít v některých případech konflikt s CSV oddělovačem (opět čárka).
  • Sazbu DPH je možné uvádět jako 1.21 nebo 21. Nelze použít textové vyjádření jako „snížená“ apod. Musí být číselná. Pro neplátce použijte hodnotu 0.
  • Boolean hodnoty, tzn. hodnoty pro které jsou volby ANO nebo NE, jsou možné ve formátu A/N nebo 0/1 nebo true/false nebo TRUE/FALSE.

Uložení excelového souboru do formátu CSV

Tabulku se základními údaji - tedy se sloupci Jméno, příjmení, číslo pojišťovny a číslo pojištěnce je potřeba uložit do souboru s příponou .csv a znakovou sadou (kódováním) UTF8. Následující postup toto popisuje v bezplatném programu LibreOffice Calc .

Vložení / aktualizace

Při importu se systém pokusí spárovat již existující položky s položkami v CSV souboru.

  1. Vyhledá se existující ID
  2. Vyhledá se podle EAN13
  3. Vyhledá se podle PLU/Barcode
  4. Pokud žádná z podmínek nenajde existující položku odpovídající filtru, provede se vložení nového záznamu
  5. Každá z importovaných položek bude dodatečně označena štítkem import-csv-xxxx který případně umožní filtraci a odstranění špatných importů

Kategorie

  • Pokud soubor obsahuje sloupec Kategorie, dojde k vložení položky do dané kategorie podle názvu.
  • Pokud je v systému již existuje více kategorií stejného jména (například v jiné pod-kategorie), vloží se položka do první v nich. Např.:
    • Boty
      • modré
    • Ponožky
      • modré

Kódová stránka importu CSV

Aplikace je schopna rozpoznat oddělovače a formátování souboru. Doporučujme však uložit soubor v kódování UNICODE nebo-li UTF-8. Ostatní formáty nemusí system správně rozpoznat.

Slupce PLU, EAN13, PLU, SKU

Systém interně používá několik možných identifikátorů položek, jejich kategorizaci a k usnadnění evidence.

Speciální sloupce

Pro pokročilou práci s hromadnou aktualizaci položek lze také použít následujiící sloupce:

Jak nahrát CSV soubor

  1. Použijte stránku Nastavení v Backoffice > Položky > Import Dat.
  2. Vyberte soubor .csv z vašeho disku na PC.
  3. Aplikace po nahrání souboru během několika vteřin otevře obrazovku pro potvrzení importu.
  4. V nastavení COLUMN DEFINITION si označte, co který sloupec znamená. Jedná se o tzv. mapování sloupců na sloupce tabulky. Pokud použijete předem dané názvy sloupců, budou automaticky rozpoznány. Jinak upravte mapování, co který sloupec znamená.
  5. Vpravo nahoře potvrďte správné nastavení a spusťte import. Podle počtu importovaných položek může celý proces trvat i 5-10 minut. Obvykle do 1 minuty.
Integrace, data a propojení

Export položek z Backoffice

  1. V Backoffice, zvolte ceník a vpravo volbu Exportovat.
  2. Následně klepněte na Spustit export dat - data budou exportována ve formátu CSV