Backoffice

Vzdálená správa a předhled o pokladnách online.

Import CSV s položkami do pokladny

Do aplikace KASA FIK POKLADNA lze importovat data jednorázově i provádět jejich hromadné změny díky CSV souborům. CSV formát je standardem ve výměně dat a lze jej připravit v programech Excel, LibreOffice, OpenOffice, Google Spreadsheets nebo jiných účetních programech.

Vzor sloupců

ID,PLU,Název,Cena bez DPH,Cena s DPH,DPH sazba,Název kategorie,Štítky,Sklady,Zobrazovat,Poznámka,Jednotka
,001,Polozka cislo 1,100,121,1.21,Základní kategorie,kuchyne,A,A,,ks
,201,Polozka cislo 2 bez skladu,1000,1100,10,Další kategorie,akce,N,A,,ks
767495094344110,202,Polozka cislo 3,520,520,0,Ostatní,"kuchyne,bar,akce",A,A,,kg

Parametr "Poznámka" není dočasně možno importovat.

Poznámky k formátu importu

  • Při importu systém rozpozná oddělovače sloupců (podporované jsou tabulátor, středník, čárka)
  • Kódování doporučujeme uložit ve formátu UNICODE (Utf-8).
  • Text může být oveden v dvojitích uvozovkách
  • Prázdná pole budou ignorována. Pokud chcete smazat předešlé hodnoty nebo explicitně nastavit prázdnou hodnotu, zadejte null jako hodnotu.
  • Formát  desetinného čísla doporučujeme oddělovat tečkou, čárka může mít v některých případech konflikt s CSV oddělovačem (opět čárka).
  • Sazbu DPH je možné uvádět jako 1.21 nebo 21. Nelze použít textové vyjádření jako „snížená“ apod. Musí být číselná. Pro neplátce použijte hodnotu 0.
  • Boolean hodnoty, tzn. hodnoty pro které jsou volby ANO nebo NE, jsou možné ve formátu A/N nebo 0/1 nebo true/false nebo TRUE/FALSE.

Uložení excelového souboru do formátu CSV

Tabulku se základními údaji - tedy se sloupci Jméno, příjmení, číslo pojišťovny a číslo pojištěnce je potřeba uložit do souboru s příponou .csv a znakovou sadou (kódováním) UTF8. Následující postup toto popisuje v bezplatném programu LibreOffice Calc .

Vložení / aktualizace

Při importu se systém pokusí spárovat již existující položky s položkami v CSV souboru.

  1. Vyhledá se existující ID
  2. Vyhledá se podle EAN13
  3. Vyhledá se podle PLU/Barcode
  4. Pokud žádná z podmínek nenajde existující položku odpovídající filtru, provede se vložení nového záznamu
  5. Každá z importovaných položek bude dodatečně označena štítkem import-csv-xxxx který případně umožní filtraci a odstranění špatných importů

Kategorie

  • Pokud soubor obsahuje sloupec Kategorie, dojde k vložení položky do dané kategorie podle názvu.
  • Pokud je v systému již existuje více kategorií stejného jména (například v jiné pod-kategorie), vloží se položka do první v nich. Např.:
    • Boty
      • modré
    • Ponožky
      • modré

Formát

Aplikace je schopna rozpoznat oddělovače a formátování souboru. Doporučujme však uložit soubor v kódování UNICODE nebo-li UTF-8.

Slupce PLU,EAN13,PLU,SKU

Systém interně používá několik možných identifikátorů položek, jejich kategorizaci a k usnadnění evidence.

Speciální sloupce

Pro pokročilou práci s hromadnou aktualizaci položek lze také použít následujiící sloupce:

Jak nahrát CSV soubor

  1. Použijte stránku Nastavení v Backoffice > Položky > Import Dat.
  2. Vyberte soubor .csv z vašeho disku na PC.
  3. Aplikace po nahrání souboru během několika vteřin otevře obrazovku pro potvrzení importu.
  4. V nastavení COLUMN DEFINITION si označte, co který sloupec znamená. Jedná se o tzv. mapování sloupců na sloupce tabulky. Pokud použijete předem dané názvy sloupců, budou automaticky rozpoznány. Jinak upravte mapování, co který sloupec znamená.
  5. Vpravo nahoře potvrďte správné nastavení a spusťte import. Podle počtu importovaných položek může celý proces trvat i 5-10 minut. Obvykle do 1 minuty.

Využití štítků pro dodatečnou evidenci

Štítky u položek se dají využít pro seskupení položek do skupin, pro omezení synchronizace položek na jednotlivé pokladny nebo pro vytvoření přehledu prodeje.

Tipy jak nastavit štítky:

Využítí pro přehledy

Chcete-li si vytvořit report prodeje položek, které třeba mohou bát v různých kategoriích, využijte k tomu štítek. Lze třeba rozlišit položky např. vlastni-vyroba,kava apod.

Následně v přehledy - reporty - prodeje - podle štítků uvidíte prodeje podle jednotlivých štítků.

Například prodáváte velké množství kávových produktů, Cappucino, Latte, Espresso malé, Espresso velké. Nastavte u všech těchto položek štítek "kava". Následně v přehledech prodeje uvidíte kolik jste prodali porcí kávy.

Využití pro tisk na tiskárnách

V restrauračníh provozech se často tisknou některé položky z objedávky na tiskárny do kuchyně případně na bar. Pokladní aplikace umožní pomocí filtru omezit tisk položek na zadané tiskárně podle štítku. Např. u řízku si nastavte štítek: "kuchyne" a u nápojů nastavte "bar". Nasledně v aplikaci při konfiguraci tiskárny.

Využití pro synchronizaci

Štítky lze použít k omezení, které položky, nebo zákazníci se mají synchronizovat na jednotlivé pokladny.

Štítky pro vyhledávání

Pokud hledáte položky na pokladně, vyhledává se nejen v názvu ale i ve štítku. Štítky tak lze použít k vytvoření skupiny položek a pak následně podle této skupiny vyhledávat.

Avíza naskladnění (vzdálené naskladnění)

Verze aplikace PLUS zahrnuje funkci pro evidenci skladu (přehled funkcí), kterou je potřeba nejprve zapnout a správně nastavit. Spravovat sklad lze následně jak přímo z pokladny, respektive pokladní aplikace, tak i z webové správy, tzv. Backoffice.

Funkce "Avíza naskladnění" je dostupná pouze s licencí PLUS a edicí 2019.

Pokud jde o naskladňování zboží, lze ho v pokladně provést přes prodej nebo přes nabídku v hlavním menu "Správa skladu", kde kliknete na "Naskladnit/příjemky". Naskladnění na dálku přes webovou správu se nazývá "Avízo naskladnění".

Vytvoření avíza

Pmt0kzSaN394SmG5-avizo_naskl.gif

Načtení avíza v pokladně

Po uložení avíza nedojde k automatickému naskladnění, nýbrž je potřeba avízo v pokladně potvrdit.

Po uložení avíza a následném otevření pokladní aplikace se avízo přenese do zařízení a naleznete ho v nabídce Správa skladu - Avíza naskladnění (cloud). Pokud tam nebude, zkontrolujte připojení k internetu, vyčkejte několik minut a případně několikrát vypněte a zapněte aplikaci. Po kliknutí na konkrétní avízo se otevře obrazovka pro naskladnění a kliknutím na fajfku se provede naskladnění.

 

 

 

 

 

Jak povolit notifikace v prohlížeči

Systém Backoffice umožňuje zobrazení notifikace o každé tržbě v reálném čase v prohlížeči. 

Jak povolit zobrazení notifikací

  1. V prohlížeči klepněte na zámek vedle adresy
  2. Zvolte Notifikace (Upozornění) a vyberte Povolit

Screenshot-from-2019-07-26-11-39-47.png